Aanvang opdracht: 4-1-2016

 

 

Omgeving
Functionaris draagt op een pro-actieve wijze bij aan het opbouwen van de afdeling. De wijze van werken
kenmerkt zich door resultaatgerichtheid, continu verbeteren, openheid, transparantie, samenwerking en de
bereidheid actief mee te groeien met veranderingen in de organisatie.

Functionaris is flexibel inzetbaar en inzetbaar daar waar dat nodig is.

Bij de uitvoering van de werkzaamheden geldt dat het mandaat daarvoor zo laag als mogelijk in de
organisatie ligt en wordt uitgevoerd binnen de daarvoor vastgestelde kaders.

Functionaris dient uitvoering te geven aan de verplichtingen die hem/haar als werknemer worden opgelegd
door de Arbeidsomstandighedenwet en de hiermee samenhangende wetten en de hieruit voortvloeiende
besluiten, voorschriften en richtlijnen. Hij/zij draagt op een actieve en verantwoorde wijze bij aan de
uitvoering van het Kwaliteits-, Arbo- en Milieumanagementsysteem. Functionaris draagt -voor zover
daartoe aangewezen- op een actieve en verantwoorde wijze bij aan de uitvoering van de
calamiteitenorganisatie.


Speelruimte
- de bestuurssecretaresse neemt beslissingen bij het maken van afspraken, bij het behandelen van
vertrouwelijke en gevoelige informatie, over de wijze van opzetten van het vertrouwelijk archief, bij het
geven en verstrekken van informatie, bij het concipiëren van correspondentie en bij het administratieforganisatorisch
voorbereiden van bestuurs- en MT-vergaderingen;
- met elkaar samenhangende richtlijnen en procedures vormen het kader;
- de bestuurssecretaresse legt verantwoording af over de kwaliteit van de secretariële en administratieve
werkzaamheden, over het vertrouwelijk behandelen van informatie en over het regelen van vergaderingen.
- de bestuurssecretaresse neemt beslissingen bij het maken van afspraken, bij het behandelen van
vertrouwelijke en gevoelige informatie, over de wijze van opzetten van het vertrouwelijk archief, bij het
geven en verstrekken van informatie, bij het concipiëren van correspondentie en bij het administratieforganisatorisch
voorbereiden van bestuurs- en MT-vergaderingen;
- met elkaar samenhangende richtlijnen en procedures vormen het kader;
- de bestuurssecretaresse legt verantwoording af over de kwaliteit van de secretariële en administratieve
werkzaamheden, over het vertrouwelijk behandelen van informatie en over het regelen van vergaderingen.

Resultaatgebieden
1. Secretariaatswerkzaamheden
- maakt afspraken en houdt agenda's voor directie/voorzitter bij;
- zorgt ervoor dat bestuur en directie tijdig de vergaderstukken ontvangen;
- bewaakt het naleven van afspraken en aangegane verplichtingen;
- treft voorbereidingen voor dienstreizen van bestuursleden en directie;
- zet op en houdt het werkarchief en persoonlijk/vertrouwelijk archief van directie/voorzitter bij;
- verwerkt de stukkenstroom via een geautomatiseerd postregistratiesysteem en zorgt voor de bewaking
van de voortgang;
- leidt al dan niet telefoongesprekken en bezoekers naar het bestuur en directie ("bufferfunctie") door;
- verstrekt informatie, vraagt informatie op voor het bestuur.

 

2. Administratieve werkzaamheden
- handelt algemene correspondentie af;
- concipieert op globale aanwijzing van directie/voorzitter brieven en legt uitgaande brieven voor ter ondertekening;
- typt vertrouwelijke/politiek gevoelige correspondentie en bescheiden en zorgt voor verdere afhandeling.

3. Regelen vergaderingen

- bereidt de bestuurs- en MT-vergaderingen administratief-organisatorisch voor;
- voert overleg met de directie ter voorbereiding op de bestuursvergadering, doet voorstellen voor
aanvullende informatie op grond van kennis van andere invalshoeken;
- verzamelt voor verschillende overlegplatforms vergaderstukken, stelt de agenda op in overleg met de
directie/voorzitter, verzorgt de verslaglegging en handelt de vergaderingen administratief af;
- reserveert vergaderruimten.

 

Kennis en vaardigheden
- kennis van managementondersteunende werkwijzen;
- kennis van archiverings- en documentatietechnieken;
- kennis van de interne administratieve procedures en de interne regelgeving;
- kennis van de taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie en kennis (op hoofdlijnen) van de
aard van de werkzaamheden van het waterschap;
- inzicht in de bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen binnen het waterschap;
- inzicht in de aard en gevoeligheid van actuele beleidsonderwerpen en in het regisseren van relevante
informatie;
- vaardigheid in het werken binnen bestuurlijke verhoudingen en in het omgaan met vertrouwelijke
informatie;
- vaardigheid in het vormen en bijhouden van het archief, en in het maken van voortgangsrapportages,
overzichten, verslagen, nota's en in het beheren van agenda's;
- uitdrukkingsvaardigheid in moderne talen.

-Kopie VAR-verklaring (indien ZZP-er)

-Bewijs inschrijving KvK niet ouder dan 6 maanden (indien ZZP-er)