BESCHRIJVING FUNCTIE

Een contractsecretaris bij een realisatie project van Rijkswaterstaat moet een brede kennis hebben van de processen bij Rijkswaterstaat en ervaring hebben met grote infrastructurele projecten. Bekendheid met processen als Systeemgerichte Contract Beheersing (SCB), URSCB, UAV-GC en kennis en ervaring met contracten is een vereiste. Naast deze contractgerelateerde aspecten liggen de werkzaamheden van de contractsecretaris ook op het gebied van archiveren en documenteren, verslaglegging van interne en externe overleggen en overige activiteiten ter ondersteuning van het contractteam. Ervaring hebben met de verschillende disciplines van projectteams is een grote pré.

 

Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden

Ondersteuning contractteam:

-namens Contractteam verzorgen van correspondentie met Opdrachtnemers (ON);

-agenda opstellen en notuleren van projectoverleg (extern overleg OG/ON) en contractoverleg (wijzigingen) met ON;

-agenda opstellen en notuleren van interne overleggen van het contractteam en toetsteam;

-opstellen en bijhouden van de toets- en acceptatielijst;

-intern uitzetten van documenttoetsen en bewaking van de respons hierop;

-secretarieel toetsen van de uitgaande stukken;

-ondersteunen bij het opstellen en bijhouden van overzichten van toetsresultaten / bevindingen;

-inplannen in agenda’s van overleggen, toetsen bij de ON etc.

-ad hoc secretariële ondersteuning voor contractteam;

-ondersteunen bij contractwijzigingen binnen het projectteam;

-ondersteuning leveren aan CM bij uitvragen van overige opdrachten.

 

Documentenstroom OG/ON:

-werken met documentmanagementsysteem(DMS) Sharepoint;

-opstellen en bijhouden van postlijst samen met projectondersteuner

-documenten ON registreren en archiveren vanuit Contractmeppelerdiepsluis.nl;

-verspreiden van de te toetsen Documenten naar de IPM-rolhouders en toetsers;

-monitoren en bewaken van de afhandelingtermijn van de ingediende Documenten;

-controleren en registeren of OG schriftelijk een reactie heeft verstrekt op de ingediende Documenten;

-versturen van documenten naar ON;

-archiveren van aan contractzaken gerelateerde stukken In Sharepoint, SAP Inkoopdossier en analoog;

-Key-user voor SharePoint samen met projectondersteuner (PO).

 

Prestatieverklaringen:

-checklist prestatieverklaring opstellen

-prestatieverklaringen intern/extern opstellen en ter toetsing en ondertekening aanbieden aan CM;

-prestatieverklaring en verantwoording prestatieverklaring ter verwerking aanbieden aan CM en verzenden aan ON.

 

Ondersteuning Technische team:

-ad hoc secretariële ondersteuning voor Technisch team.

 

Samenwerken met PO en deze tijdens afwezigheid deels vervangen.

 

 

Aanvraag gunningscriteria