Huidige situatie:
Bijna alle lopende contracten vanuit de drie gemeenten zijn verlengd voor 2016, althans voor die contracten die direct gerelateerd zijn aan het beheer van de openbare ruimte en gebouwen, dit zijn met name doorlopende onderhoudscontracten, contracten voor keuringen en inspecties en contracten voor separate onderhoudswerkzaamheden.

Een allereerste inventarisatie geeft aan dat het hier om 120 kleine en grote contracten gaat.

Het gaat hierbij overigens niet om inkoop van grote eenmalige contracten voor de uitvoering van projecten. Denk hierbij aan groenonderhoud, rioolonderhoud, onderhoud en keuring van electromechanische, etc. waarbij de europees aanbestedingsplichtige prioriteit hebben.

Binnen de gemeente Gooise Meren ligt de verantwoordelijkheid voor de inkoop bij de afdeling zelf. Daarbij kunnen zij een beroep doen op de ondersteuning van de inkoopadviseurs. Deze ondersteuning beperkt zich tot advisering en begeleiding en kwaliteitsbewaking.

Gewenste situatie
De opgave is om al deze contracten opnieuw aan te besteden,  in logische samenvoegingen en op een wijze waarbij er maximaal kwaliteit geleverd wordt tegen minimale kosten en waarbij de risico’s tussen de gemeenten en marktpartij op een juiste manier zijn verdeeld. En uiteraard waarbij wordt voldaan aan het aanbestedingsbeleid en aan alle wet- en regelgeving. De gemeente wenst dat de contracten zodanig opgesteld worden dat bij afloop van de contracten de gemeente niet in de situatie komt dat ze wederom een heleboel contracten tegelijkertijd op de markt moet zetten.

Daarnaast is een belangrijke doelstelling dat door de samenvoeging van diverse kleine contracten er door het schaalvoordeel en betere marktwerking en een aanbestedingsvoordeel zal ontstaan. De capaciteit en kennis om dit proces goed te laten verlopen ontbreekt bij de afdeling BORG.

De afdeling BORG is daarom op zoek naar een projectleider Inkoop, om te zorgen alle werkzaamheden vanuit de 120 contracten opnieuw worden aanbesteed en gegund. De gedachte hierbij is dat de kosten van deze inhuur zich zullen terug verdienen in het aanbestedingsvoordeel. Dit zal dan ook moeten blijken uit het op te stellen Plan van Aanpak

Proces
De projectleider zal in samenwerking met de inhoudsdeskundigen dit proces vorm geven en uitvoeren. U moet bij het maken van uw voorstel uitgaan van beperkte beschikbaarheid van de inhoudsdeskundigen en wij veronderstellen dat u zelf ook over de inhoudsdeskundigheid op hoofdlijnen beschikt. De inhoudsdeskundigen kunnen u helpen bij het verzamelen van gegevens over de benutting van de contracten.  Daarnaast zijn ze beschikbaar als beoordelaars bij aanbestedingen.

De projectleider zal ook de samenwerking met het team Inkoop, contracten en verzekeringen  opzoeken. Bij de gemeente  hanteren we het vier-ogen principe om de kwaliteit van de aanbestedingsdocumenten te borgen voordat ze op de markt gaan. De projectleider moet uitgaan van aanbestedingen op prijs én kwaliteit en bij aanbestedingen in concurrentie gebruik maken van TenderNed en de sjablonen beschikbaar op isgv.nl of ons intranet.

Het proces zal er in grote lijnen als volgt uit zien:

-Inkaderen opdracht en opstellen startnotitie met uitgangspunten

-Verdere inventarisatie van lopende contracten

-Opstellen van een PVA

-Goedkeuring van PvA, bij geen goedkeuring betekent dit beëindiging van de overeenkomst

-Uitvoeren PVA, waaronder:

-Bundelen werkzaamheden tot logische contracten en logische ingangs- en beëindigingsdata

-Kiezen van type contract: prestatiecontract, regiecontract, etc.

-Keuze voor de aanbestedingsvorm

-Voorbereiden aanbestedingsdocumenten

-Begeleiden aanbestedingstrajecten tot en met gunning

-Begeleiding contractondertekening

-Dossier afronden in Mozard (zaaksysteem )

-Evalueren en afronden

Organisatie:

De uitvoering vindt plaats binnen een projectteam onder leiding van de projectleider (PL). De opdrachtgever is de Afdelingsmanager  BORG.

De Projectleider geeft leiding aan een projectgroep met medewerkers van verschillende afdelingen. De uitwerking hiervan zal verder plaats vinden in het PvA.

Gunningscriteria (weging)

-Afgeronde opleiding op minimaal HBO-niveau (15 punten)

-Minimaal 5 jaar werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider met inkoopprojecten waar op EMVI gegund is (25 punten)

-Minimaal 2 jaar ervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een overheidsorganisatie (10  punten)

-Aantoonbare affiniteit met beheer openbare ruimte en gebouwen, blijkend uit relevante werkervaring (10 punten)

-Uurtarief gemaximeerd op € 100,00 inclusief reiskosten (en reistijd)/exclusief BTW. De ondergrens is € 60,00 per uur (10 punten)

-Inschatting van het benodigde aantal uren (graag vermelden in het cv, wordt meegenomen in het beoordelingsgesprek) om te komen tot

-een PvA

-een Enkelvoudig onderhandse procedure

-een Meervoudig onderhandse aanbesteding

-een  Europese aanbesteding  (10 punten)

-Selectiegesprek in de tweede beoordelingsfase (20 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u - of de door u aangeboden kandidaat - aan de genoemde criteria voldoet. Wordt aan het betreffende gunningscriterium voldaan dan wordt in de eerste beoordelingsfase het bijbehorende puntenaantal geheel toegekend. De kandidaten worden vervolgens aan de hand van de scores die op de gunningscriteria zijn behaald gerangschikt. De tien kandidaten met de hoogste score op de gunningscriteria gaan door naar de tweede beoordelingsfase. Bij een gelijke score is het uurtarief en de inschatting van het benodigde aantal uren voor het plan van Aanpak en  de verschillende aanbestedingsprocedures doorslaggevend om door te gaan naar de tweede beoordelingsfase.

In de tweede beoordelingsfase worden de cv’s van de betreffende tien kandidaten met elkaar vergeleken op basis van de gunningscriteria. De kandidaten die in deze vergelijking als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek, waarin wordt getoetst of de kandidaat voldoet aan de hierna te noemen competenties:

-Proactief: neemt initiatief om problemen te adresseren en op te lossen, zet  tijdig de juiste middelen in, beheerst de risico’s  en schaalt op tijd op indien het project niet mee conform de verwachtingen en planningen loopt.

-Besluitvaardig: Neem besluiten binnen het mandaat van de projectleider, communiceert daar helder over en vertaald dit naar concrete acties en interventies

-Verbindend: begrijpt dat de oplossingen op diverse gebieden plaats  vinden(processen, informatie, mensen en organisatie) en weet deze te verbinden, kan de juiste mensen op de juiste tijden met elkaar verbinden, informeren en activeren waardoor het de voortgang wordt versterkt.

-Enthousiasmerend: weet de juiste mensen te motiveren om hun energie in te zetten en weet hun persoonlijke drives te verbinden met de projectdoelstellingen.

-Zakelijk: stelt de juiste zaken aan de orde, maakt heldere afspraken en vergewist zich er van of deze uitvoerbaar zijn, bewaakt deze en spreekt medewerkers aan om die afspraken na te komen (bespreken, afspreken en aanspreken)