Opdracht: Facilitair Projectadviseur

Standplaats: Gouda

Startdatum: 17.12.2012

Einddatum: 31.03.2013

Uren per week: 8

De opdracht:

Opdracht project facilitair beheer

Achtergrond

De gemeente  heeft op 4 juni 2012 haar intrek genomen in een nieuw pand; het zogenaamde Huis van de Stad. Hierin zijn alle gemeentelijke medewerkers, taken en diensten ondergebracht. De gemeentelijke visie gaat uit van ontmoeten, dienstverlenen en samenwerken.

In tegenstelling tot de oude situatie waarin de gemeente gehuisvest was in diverse huurpanden, is het Huis van de Stad na oplevering eigendom van de gemeente. Door de overgang naar een centrale huisvesting en verandering in de eigendomsverhouding treedt een verandering in de facilitaire omgeving op. Daarnaast zijn er nieuwe ontwikkelingen in gang gezet waarbij meer afstemming tussen de verschillende disciplines gezocht wordt. De facilitaire dienstverlening is ondergebracht bij de afdeling Services.

In de aanloop naar de nieuwe huisvesting is door een externe partij de toenmalige facilitaire organisatie doorgelicht en is aangegeven hoe de nieuwe facilitaire organisatie(structuur) eruit zou moeten zien inclusief de taakgebieden die hieronder vallen. Met deze uitkomsten als basis dient de facilitaire organisatie in het Huis van de Stad vormgegeven en geïmplementeerd te worden.

De praktijk wijst uit dat in de huidige setting vaak niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is en welke afspraken er gemaakt zijn. Daarnaast is er met name in het technisch gebouwbeheer onvoldoende kennis aanwezig. Om die reden is het project facilitair beheer opgestart.

Project facilitair beheer

Er is een projectorganisatie opgetuigd bestaande uit de werkgroepen:

- Contractbeheer

- Gebouwbeheer

- Servicepunt

- Oplevering Huis van de Stad

- Team HvdS/Borging HNW

Aan hen zijn afzonderlijke opdrachten gegeven. De algehele projectopdracht laat zich als volgt omschrijven:

Zorgen voor overdracht informatie en kennis door aannemer naar gemeente

Leemtes in facilitair concept onderkennen en aanvullen (bepaling verschil huidig en gewenst)

Inbedding nieuwe facilitaire taken gemeente in organisatie door:

Inventarisatie en vastleggen facilitaire taken

Taken zo efficiënt mogelijk onderbrengen in facilitaire processen

Samenhang in beeld brengen met andere processen

Beleggen taken en verantwoordelijkheden in organisatie rekening houdend met benodigde en beschikbare capaciteit

Een en ander dient minimaal binnen de financiële kaders gerealiseerd te worden.

Probleemomschrijving

Al spoedig na de start is met name binnen de werkgroep ‘Gebouwbeheer’ gebleken dat in de huidige organisatie de expertise ontbreekt om vooral het technische gebouwbeheer in al haar facetten te kunnen overzien. Dit heeft tot een (te) grote afhankelijkheid van de diverse leveranciers geleid. Nu de oplevering vrijwel volledig plaatsgevonden heeft, zal de organisatie op eigen benen moeten staan. Het nu opgestarte project zal voor wat betreft de subgroep contractbeheer en gebouwbeheer, helder moeten maken welke taken en verantwoordelijkheden bij de afdeling Services komen te liggen voor wat betreft het (technisch) gebouwbeheer. Hierbij zal in beeld gebracht moeten worden hoe en bij wie deze taken het beste belegd kunnen worden en welke expertise hiervoor nodig is. Aanvullend hierop zal duidelijk in beeld gebracht moeten worden wat de mogelijkheden zijn die het huidige gebouwbeheerssysteem (GBS) ons biedt in de verbetering van de bedrijfsvoering. Omdat het nu hét moment is om de beheersorganisatie goed neer te zetten laat de projectorganisatie zich graag adviseren in de juiste aanpak en begeleiding naar het doel.

Projectopdracht:

- Adviseren bij het opstellen van een stappenplan voor project

- Speelveld (technisch) gebouwbeheer in beeld brengen en taken, verantwoordelijkheden en kwaliteitseisen benoemen.

- Adviseren over de wijze waarop het (technisch) gebouwbeheer in de gemeentelijke situatie het beste belegd kan worden en welk profiel hier bij past.

- Adviseren over aanpak tot realisatie

- Omgang met GBS en de mogelijkheden die dit biedt voor de gemeente  in het bepalen van KPI’s en afspraken over beheer en onderhoud

Te bespreken:

- Procesbegeleiding van dit complexe project

Profielschets:

• Pragmatische, probleemoplossende en resultaatgerichte aanpak
• Pro actief en klantgericht
• Ervaring in begeleiding facilitaire nieuwbouwprojecten
• Vermogen tot structurering vragen