Startdatum: 17-9-2018
Einddatum: 31-12-2020
Optie tot verlenging: ja, 1 x 7 maanden
Uren per week: 30

 

Adviseur bedrijfsvoering (assisteren bij opleidingen)

 

Opdrachtomschrijving

 

We hechten veel waarde aan kwaliteit. We opereren vanuit een netwerk en staan bekend om de kwaliteit van de leer- en kennisuitwisselingstrajecten en van de ondersteunende processen en klantcontacten.
Voor deze opdracht zoeken wij zoeken een duizendpoot, die vanuit overzicht en op eigen initiatief kan adviseren,
bijdraagt aan de kwaliteit van ons netwerk en tegelijkertijd ook nauwkeurig en nauwgezet de volledige ondersteuning van (leer-)programma’s en activiteiten kan inrichten en verzorgen.

 

In deze opdracht ben je samen met de programma ondersteuner verantwoordelijk voor alle ondersteunende activiteiten en processen die nodig zijn voor het uitvoeren van kwalitatief hoogwaardige leeractiviteiten.
De activiteiten bestaan op hoofdlijnen uit adviseren over en organiseren  en uitvoeren van  opleidingsactiviteiten, inclusief de bijbehorende bedrijfsvoerings werkzaamheden.
Daartoe behoren onder meer het opzetten en bijhouden van diverse ondersteunende registraties en bedrijfsvoeringsystemen, het opzetten en bijhouden van het leerportaal Capcloud, het pro-actief ondersteunen van directie en opleidingsmanagers.

Je bent het eerste aanspreekpunt/gezicht voor deelnemers, vertegenwoordigers van partnerorganisaties en leveranciers in brede zin.
Doel van de opdracht is het maximaal ondersteunen en adviseren van de directeur en van de verantwoordelijke programmamanagers van de diverse leer & (kennis-)ontwikkelactiviteiten.

In deze rol voer je regelmatig een reflectie uit op de eigen werkzaamheden en de wijze waarop de werkzaamheden zijn ingevuld, doet voorstellen voor verbetering of verandering passend in de ambitie

en ziet kansen en mogelijkheden en weet die te vertalen naar de dagelijkse praktijk.

 

 

Taken opdracht

 

Individuele en collectieve leerprogramma’s en –activiteiten ondersteunen 
We hebben diverse leerprogramma’s en -activiteiten waarop ondersteuning in brede zin nodig is. Voor de aan jou toegewezen programma’s en activiteiten verzorg jij de complete ondersteuning.
Denk hierbij aan het opstellen en vastleggen van zakelijke afspraken met inleiders in leergangen, aan het verzorgen van informatiepakketten voor deelnemers, het regelen van locaties inclusief opdrachtverlening daaraan, bijhouden van financiële administratie, facturering van de inschrijfgelden, beheren van de activiteitenkalender van de programma-managers, het zorgen voor (het bestellen van) materialen, het geven van (algemene) informatie, het verzamelen en bundelen van door deelnemers gemaakte werkstukken e.d.
Bij al dit soort werkzaamheden binnen de opdracht wordt van jou verwacht dat jij die in grote mate van zelfstandigheid en vooral ook pro-actief uitvoert.

Je bent voor deelnemers, voor vertegenwoordigers van onze partners  en voor opdrachtnemers/leveranciers hèt aanspreekpunt.

Dat kan jij zijn omdat je zorgt voor de opbouw en het onderhoud van een goed netwerk van opleidingscoördinatoren en vertegenwoordigers in het netwerk.

 

 

Digitale systemen bijhouden, verbeteren en optimaliseren
Om in contact te blijven met ons netwerk werken wij met verschillende digitale systemen. Voor onze individuele programma’s werken wij met een geavanceerd digitaal leerportaal (Capcloud).
In deze opdracht ben jij hiervoor dé contactpersoon tussen leverancier en de organisatie en ben jij de (content) beheerder voor de programma’s.
Je verzorgt de inrichting van de pagina’s en het plaatsen van de content. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor vragen vanuit de gebruikers.
Jij kent het systeem en kan naargelang aanpassingen doen en problemen oplossen.
Daarnaast werken wij met een relatiebestand (Contant Contact) dat alle contactgegevens van ons netwerk bevat.
Jij houdt dit bestand actueel en voegt nieuwe contacten toe.

 

PE-punten systeem up-to-date houden
Om gecertificeerd te blijven, kunnen deelnemers bij ons PE-punten krijgen door activiteiten bij te wonen en programma’s te volgen.
In deze opdracht ben je verantwoordelijk voor deze administratie. Je verstuurt herinneringen en houdt de betreffende lijsten actueel.

 

 

Beheer en planning van de “kalender” van de organisatie
Deze kleine organisatie kent een veelheid aan activiteiten voor de partnerorganisaties. In deze opdracht ben je samen met anderen verantwoordelijk voor compleetheid van de zgn. Kalender, het overzicht en planning van die activiteiten.
Jij legt verbanden tussen gegevens / informatie over de activiteiten, signaleert ontbrekende informatie en zet informatievragen uit bij anderen.
Samen met de programmaondersteuner ben jij in deze opdracht verantwoordelijk voor het ad hoc afhandelen van vragen en acties die op de algemene mail binnenkomen (ongeveer 50 per dag).

Daarnaast  ben je verantwoordelijk voor het plannen van afspraken voor anderen.

Voorbereiding en verslaglegging Raad van Toezicht, Raad van Advies, Klantenraad
Jij bereidt in overleg met de directeur en de relatiemanager de verschillende bijeenkomsten van de Raad van Toezicht, Raad van Advies en Klantenraad voor.
Jij zorgt voor verslaglegging daarvan en het bewaken van de actiepunten.

 

Bijdrage aan Jaarverslag
Jaarlijks leggen wij verantwoording af  aan onze Raad van Toezicht. Dit doen wij door het uitbrengen van een jaarverslag.
In deze opdracht lever je alle benodigde cijfers aan over deelnemers, activiteiten en programma’s.

 

Opdracht-eisen

 

• HBO denk- en werkniveau
• Goede tot zeer goede beheersing Nederlandse taal in woord en geschrift
• Digitaal vaardig en handig met Excel
• Goede organisatorische vaardigheden
• In staat effectief te werken in een omgeving waarin van veel verschillende kanten beroep op je wordt gedaan en waarin de druk kan oplopen
• In staat om met behulp van multimedia hulpmiddelen op afstand samen te werken. (working apart together)

In deze opdracht werk je nauw samen met een andere programma ondersteuner.
De werkzaamheden worden verricht voor alle medewerkers van de organisatie.
Bijzonder aan de organisatie is dat het team elkaar treft op de dinsdagen en de overige dagen overwegend op verschillende locaties werkt.
Dit vraagt van de opdrachtnemer grote zelfstandigheid en zelfwerkzaamheid.