Opdracht informatie 

Startdatum 25-11-2013
Einddatum 1-7-2014
Optie tot verlenging ja
Aantal posities1
Aanvraag reden Project

Aanvraag reden opmerkingen
In verband met renovatie Stadskantoor --> opschoningsactie archiefkasten met dynamische archiefstukken
 

Specifiek:

April 2014 wordt er gestart met de renovatie van het stadskantoor van de gemeente.

In het team Documentmanagement (DM) staan er 76 archiefkasten met dynamische archiefstukken. In de gerenoveerde kantoorruimten is er geen fysieke ruimte gereserveerd voor analoge archieven. Deze zullen zodoende opgeschoond moeten worden en binnen Landelijke en gemeentelijke regelgeving beschikbaar moeten blijven.

Werkzaamheden:

De activiteiten per archief kast:

1.uitzoeken

a. welke dossiers onmiddellijk cq vrij snel kunnen worden vernietigd,

b. welke dossiers op termijn kunnen worden vernietigd,

c. welke dossiers bewaard moeten blijven.

ad a: deze dossiers kunnen worden afgesloten en op vernietigingsjaar in het semi-statisch archief

in de kelder worden opgenomen. Vervolgdossiers zullen alleen nog digitaal worden aangemaakt.

ad b :deze categorie dossiers bevat ook bestanden, die nog geen eindpunt hebben. Het gaat hier

zeker om 10 van de 50 te vernietigen kasten. Om deze kasten binnen een redelijke termijn te verwerken, zullen ze digitaal gemaakt moeten worden. Anders is de uitsterfconstructie te lang.

ad c:omdat dit te bewaren dossiers zijn zullen deze op 1-4-2014 overblijven. Hiervoor is geen substitutie naar digitale dossiers mogelijk, omdat B en W alleen besloten hebben tot substitutie

van de te vernietigen dossiers. Een aantal van deze dossiers zal mogelijk zijn actualiteit al verloren hebben en kan worden afgevoerd naar het semi-statisch archief.

 

Algemene taken medewerker:

- Het behandelen van complexere zaken op het vakgebied;

- Het aangeven van de vernietigingstermijnen

- Het werken in de geautomatiseerde archiefsystemen

Welke kwaliteiten heeft u in huis ?

Minimaal MBO+ werk- en denkniveau,

Bij voorkeur ervaring in het werken bij een gemeente (en/of andere overheidsinstelling)

Relevante vakopleiding (bij voorkeur SOD),

Ervaring / sterke affiniteit met de applicatie Verseon (geautomatiseerd archiefsysteem)

Kennis van archiveringsmethoden en vernietigings- en bewaartermijnen,

Kennis van relevante regelgeving.

We zoeken een medewerker die accuraat en ordelijk werkt maar flexibel is als de omstandigheden hierom vragen, die zich nieuwe materie snel eigen maakt en klantgericht ingesteld is. Integriteit is een tweede natuur.

De werkzaamheden zijn gebaseerd op een schaalniveau 8. Gevraagd wordt twee medewerkers, omvang uren 28 – 36 uur per week.

Aanvraag gunningscriteria 

Omschrijving
Belang (1 = minst, 10 = meest)

- opleiding (de mate waarin deze aansluit op gestelde in aanvraag)  3
- competenties (de mate waarin deze aansluiten op gestelde in aanvraag)  2
- referentie  1
- relevante ervaring (de mate waarin deze aansluit op gestelde in aanvraag) 4
    
 

Uren en werkdagen

Aantal uur per week 36

Werkdagen
Maandag; Dinsdag; Woensdag; Donderdag; Vrijdag