Voorbereiding en notuleren van project-, raakvlakken- en contract(beheers)teamoverleggen en projectvergaderingen met opdrachtnemer(s). Hierbij behoren tevens:

-Het opstellen van de agenda in overleg met de voorzitter;

-Versturen van de uitnodigingen en de agenda aan de deelnemers;

-Opstellen concept verslag en bespreken met de voorzitter;

-Verzenden van verslag aan deelnemers en indien van toepassing verslagen laten tekenen;

- Indien nodig het reserveren van vergaderlocaties;

Afwikkeling van binnenkomende en uitgaande post met betrekking tot contractvoorbereiding en uitvoering, zowel van digitale post als papieren stukken van de projecten, bestaande uit:

-Inboeken van binnenkomende en uitgaande post en toekennen codering;

-Registreren van het document in een digitaal systeem;

-Archiveren van het document;

-Verspreiden van binnenkomende en geregistreerde post aan belanghebbenden;

-Afschriften van verzonden stukken opslaan in dossier;

-Afstemmen van bovenstaande werkzaamheden met de projectondersteuner van het programma;
           

Mede beheren van het (digitale) archief: documenten en andere stukken archiveren op de juiste plek in het systeem. Projectteamleden aanzetten tot aanleveren van stukken;        

Mede beheren van het SAP Inkoopdossier; zorg dragen voor aanwezigheid van verplichte documenten en attributen;

Opstellen van (concept)brieven met behulp van MS Word en verzendklaar maken;

Plannen van afspraken met betrekking tot contract(beheersing). Dit zijn afspraken die van belang zijn voor het contract. Het gaat expliciet niet om het beheer van de agenda van contractmedewerkers. Dit is en blijft de verantwoordelijkheid van de medewerkers zelf;           

Mede beheren van de e-mailbox (indien van toepassing) van de projecten;           

Bij acceptatie- en toetsprocedures het beheren van de work-flow;           

Aanpassen van interne documenten na toetsrondes;           

Verzamelen en aanleveren van gegevens ten behoeve van de administratieve interne processen met betrekking tot contractbeheersing;           

Bijdrage leveren aan de voorbereiding van het opstellen van prestatieverklaringen (taak is niet het opstellen ervan maar een bijdrage aan te leveren);           

Ondersteunen van aanbestedingsprocedure(s);           

Bijdrage leveren aan de contractbeheersing van de in voorbereiding en/of uitvoering zijnde projecten;           

Diverse ad-hoc werkzaamheden die voor het project van belang zijn en afgestemd op het niveau van de medewerker.
 

Omschrijving Knock-out Belang (1 = minst, 10 = meest) Ervaring met notuleren. 9 Weten wat o.a. UAV-GC, ARVODI, Werkwijzer Aanleg is; er worden veel termen tijden de overleg gebruikt dus het is wel handig als je weet wat het inhoud en weten wat ISO 9001 inhoud 8 Kennis van onderhoudsprojecten/ infrastructurele, beheerdersprocessen is een pré. 7 Kennis van SAP 9 Bekent met contractbeheersing van de in voorbereiding en/of uitvoering zijnde projecten 9