De projectleider/controller vervult twee opdrachten:
-leiden van projecten: procesverbeteringen en implementaties van software voor de financiële administratie (60%);
-controller: uitvoeren van diverse taken als business controller (40%).
Het gaat om de periode van 6 maanden. Bij aanvang gaat het om 40 uren in de week en geldt bovenstaande verdeling. In de loop der tijd kan het aantal uren afnemen naar 20 uren en de verdeling veranderen. Bij eventuele verlenging zullen opnieuw afspraken worden gemaakt over het aantal uren en de verdeling.
Projectleider
De afdeling Financien & Control is in verandering. Voor de financiele administratie betekent dit een aantal procesverbeteringen en bijbehorende implementaties van software. De projectleider is een spin in het web voor deze veranderingen en werkt rechtstreeks onder de clustercoordinator Financiele administratie. De projectleider stuurt zowel de procesverbeteringen als de implementaties van software aanpassingen aan. Deze heeft hiervoor zowel contact met medewerkers van de afdeling F&C (administrateurs, business controllers, functioneel applicatiebeheer) als medewerkers van andere afdelingen (ICT projectleider, technisch applicatiebeheer, financiele aanspreekpunten). De projectleider zorgt voor de iniatie, voorbereiding, implementatie en evaluatie van de volgende projecten:
-invoering verplichtingenproces: systeemimplementatie, organiseren trainingen;
-technische update CODA versie 13: aansturen technische projectleider, applicatiebeheerders, leverancier, organiseren van trainingen en communicatie naar de organisatie;
-invoering functionaliteiten in CODA versie 13: CODA Billing, projectadministratie, bankboek module;
-verbetering factuur verwerkingsproces: systeemverbeteringen;
-verbetering debiteurenproces;
-invoering periodieke afsluiting: afbakening werkzaamheden, begeleiden administrateurs en business controllers bij uitvoering van werkzaamheden;
-invoeren verbetering sturingsinformatie financiele administratie.
Controller
Daarnaast is tijdelijk extra capaciteit nodig binnen het team Business Controllers. De business controller werkt rechtstreeks onder de clustercoordinator Beleid & Advies.
De business controller is integraal verantwoordelijk voor alle aspecten van Planning & Control, sturing en beheersing van zaken die bij hun afdelingen spelen en is alert op de samenhang en uniformiteit tussen de verschillende Planning & Control producten van hun afdelingen. De business controller is het aanspreekpunt en fungeert als het financiele geweten van de aangewezen afdelingen.
Meer concreet gaat het om de volgende taken:
Als controller voor de afdelingen bijdragen leveren in de P&C-cyclus:
-de programma- en productenbegroting,
-voorjaarsnota,
-integrale bijstelling,
-marap en
-jaarrekening.
Bijdragen bestaan uit regievoering op de afdeling, uitzetten, monitoren voortgang, toetsing kwaliteit.
Toetsen en tijdig afhandelen van minutes en overige voorstellen/plannen voor de toegewezen afdelingen of onderdelen daarvan.
Betreft tijdig controleren op financiële juistheid, volledigheid en risico's, vroegtijdig betrokken raken bij complexe vraagstukken die ter besluitvorming aan GS moeten worden voorgelegd en adviseren over financiële aangelegenheden.
Financiële beheersing van afdelingsprojecten. In samenwerking met de administrateur zorgdragen voor een goede projectadministratie. Periodiek overleg met projectleider, projectadministrateur en afdelingshoofd om de stand van zaken van projecten door te nemen. Participeren in projectleidersoverleggen. Vroegtijdig signaleren risico's en mogelijke overschrijdingen en mocht dit
aan de orde zijn, hierbij gezamenlijk zoeken naar oplossingen. Gevraagd en ongevraagd (ah doc) adviseren over financiële aspecten in projecten.
Projectmatige werkzaamheden