De tactisch inkoopadviseur is verantwoordelijk voor het zelfstandig uitvoeren en begeleiden van complexe inkooptrajecten met een contractwaarde hoger dan de Europese aanbestedingsgrens conform wet- en regelgeving. Hierin is de inkoper betrokken bij alle facetten van het aanbestedingstraject, van voorbereiding via uitvoering tot afronding en decharge.
De inkoopadviseur kan een bijdrage leveren aan de verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen de Gemeente en draagt zorg voor het efficiënt, doelmatig en rechtmatig inkopen van Leveringen, Diensten en Werken ten behoeve van de Gemeente.
Plaats in de organisatie
De tactisch inkoopadviseur ressorteert onder de unitleider Concern Staf.
Opdracht
Het begeleiden van EU aanbestedingen op het gebied van Werken, Leveringen en Diensten.
Start opdracht
Maandag 7 Januari 2013, met de mogelijkheid het contract twee maal een half jaar te verlengen.
Aantal uren per week
De Gemeente is op zoek naar 32 uur ondersteuning per week op de begeleiding van EU aanbestedingen. Het kan zijn dat naar aanleiding van het aanbod van inkoopadviseurs dat het aanbrengen van een splitsing naar Werken en Leveringen/ Diensten, gewenst is. Dit kan resulteren in een verdeling van de beschikbare uren over meerdere inkoopadviseurs naar rato van de aanbestedingen Werken of Leveringen/Diensten.
Minimale eisen:
Inkoop- en aanbestedingstrajecten
Voert zelfstandig tactische en/of strategische inkooptrajecten uit, waaronder Europese aanbestedingen.
Formuleert de verschillende verwervingsstrategieën en bepaalt mede met de opdrachtgever welke strategie bij welke situatie past.
Beschrijft en adviseert in overleg met de opdrachtgever, gebruiker en “deskundigen” onder andere het pakket van functionele en technische specificaties, juridische regelgeving, richtlijnen Europese Unie, milieuaspecten, leveringscondities, prijs, kwaliteit en kwantiteit.
Overlegt met interne klant / proceseigenaar voorafgaand aan het afsluiten van te gunnen contracten met leveranciers, of offerte(s) antwoord geven op wat in de offertevraag gesteld is. Indien dit niet het geval is stelt de inkoopadviseur een aantal vervolgstrategieën voor.
Adviseert de opdrachtgever over gunning en begeleidt de opdrachtgever betreffende de besluitvorming over gunning.
Draagt zorg voor de juiste toepassing van de (gestandaardiseerde) aanbestedingsdocumenten en is verantwoordelijk voor een juiste inhoudelijke weergave van de inkoopbehoefte.
Controleert de offertes van (potentiële) leveranciers of hierin wordt voldaan aan de wensen eisen van de interne klant, gebruiker en “deskundigen”.
Is in staat om het belang van de Gemeente in de af te sluiten overeenkomsten centraal te stellen.
Beschikt over de kwaliteiten om in multidisciplinaire teams te opereren en hierin tot consensus te komen over de wensen en eisen m.b.t. de aan te schaffen producten / diensten.
Verantwoordelijk voor het opstellen van (raam)overeenkomsten met de leveranciers en zorgt voor een juiste toetsing in deze.
Is in staat om juridische stukken te lezen, te begrijpen en aan te passen aan hetgeen voor het aanbestedingstraject noodzakelijk is. Hieronder vallen het (dan wel, niet, gedeeltelijk) toepasbaar verklaren / aanpassen van de inkoopvoorwaarden en standaardovereenkomsten.
Stelt een onafhankelijk geformuleerd gunningsadvies op, op basis waarvan bestuurlijke besluitvorming kan plaats vinden door gemandateerden.
Voert aanbestedingen uit waarbij de risico’s op juridische conflicten tot een minimum beperkt worden.
Toetst potentiële leveranciers voor contractering op financiële gezondheid, opdat financiële risico’s voor de Gemeente tot een minimum beperkt zijn.
Voert implementatiewerkzaamheden uit die voortvloeien uit nieuw afgesloten inkoopovereenkomsten.
Marktonderzoek
Stelt leveranciersmarkt vast (marktonderzoek), door op actieve wijze marktonderzoek te doen en het signaleren van ontwikkelingen en probleemgebieden.
Stelt een interne- en externe risico- en stakeholderanalyse op, om de verwachte probleemgebieden in kaart te brengen om hier proactief op te kunnen inspelen.
Analyseert prijsverhoudingen en verricht onderzoek naar de continuïteit van leveranciers.
Ontwikkelt een databank voor inkoopdocumentatie, product- en leveranciersgegevens en maakt deze toegankelijk voor de inkoopafdeling en belanghebbenden binnen de Gemeente.
Signaleert de te verwachte ontwikkelingen en probleemgebieden voor het inkooptraject, de mogelijkheden en onmogelijkheden en adviseert de proceseigenaar (opdrachtgever) over mogelijke oplossingsrichtingen.
Signaleert en vertaalt veranderingen in Wet- en regelgeving naar concrete adviezen voor betrokken interne partijen.
Bijhouden gestandaardiseerde inkoopprocessen
Zet zich proactief in om de inkoopfunctie binnen het concern continue te professionaliseren.
Doet voorstellen voor het verbeteren / optimaliseren van standaard (aanbestedings-) documenten.
Zorgt voor actuele processen en documenten betreffende aanbestedingswetgeving en de administratieve organisatie betreffende inkoopprojecten.
Laat documenten en processen inkooptechnisch en juridisch toetsen.
Signaleert wijzigingen, onjuistheden in processen en administratieve organisatie aan de proceseigenaar/ opdrachtgever en unitleider BMF.
Functie-eisen, vaardigheden en verantwoordelijkheden
Opleidingsniveau: Afgeronde WO /HBO opleiding richting commerciële economie, bij voorkeur aangevuld met NEVI 1 en 2 of een inkoopgerelateerde inkoopopleiding.
Werkervaring: Minimaal 5 jaar ervaring als inkoopadviseur binnen publieke of vergelijkbare organisaties.
Goed op de hoogte van de Europese aanbestedingregels en de laatste ontwikkelingen.
Dient op inhoud een sparringspartner te zijn voor afdelingshoofden.
Ruime aantoonbare kennis en ervaring met complexe Europese aanbestedingen.
Ervaring bij inkoopprocessen met onafhankelijke oordeelsvorming, benaderen contacten op open, standvastige en stimulerende wijze, bemiddelen, mogelijkheden / oplossingen zien en zoeken, actief interveniëren, omgaan met stress en zorgen voor vertrouwen.
Ervaring met harmonisatie in een fusie traject op het gebied van aanbesteden is een pre.
Mimimale eisen die we terug willen zien in de inschrijving en later in het gesprek:
Kandidaat dient minimaal 5 jaar ervaring te hebben met het begeleiden van (complexe) EU aanbestedingen binnen de overheid;
Kandidaat voldoet aan opleidingsniveau;
Kandidaat moet flexibel inzetbaar zijn en fysiek in Alphen aan den Rijn aanwezig kunnen zijn tussen 08:30 en 17:00 uur;
Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met aanbestedingen op het gebied van Werken, Leveringen en Diensten;
Kandidaat is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op inkoopgebied;
Kandidaat heeft kennis van het geldende ARW;
Kandidaat beschikt over organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
Kandidaat kan goed overtuigen, is klantvriendelijk en kan omgaan met weerstand;
Kandidaat is in staat een interne klant te begeleiden, (juridisch) te adviseren en indien nodig aan te sturen;
Kandidaat is in staat complexe offerte aanvragen op te stellen in samenwerking met de interne klant;
Kandidaat kan zelfstandig (raam) overeenkomsten opstellen;
Kandidaat is per maandag 7 januari 2013 beschikbaar.
Tot slot
We streven er naar de gesprekken met de mogelijke kandidaten op donderdagochtend 13 december 2012 te laten plaatsvinden.
Aanvraag gunningscriteria
|
|
|
|