Beschrijving
Startdatum 01-08-2017
Einddatum 31-07-2018
Optie tot verlenging ja in overleg
Uren per week 36
Opdracht omschrijving
De Dienst Facility Management (FM) is onderdeel van het Politiedienstencentrum (PDC) en voert taken uit op onder meer de gebieden facilitaire diensten zoals catering, schoonmaak, postdistributie en logistiek, onderhoud van gebouwen, afhandeling van schades aan gebouwen en voertuigen, uitvoeren van verhuizingen, inkoop van middelen, verstrekken van politie-uitrusting (zoals kleding) en beheer van voer- en vaartuigen.
De Dienst FM bestaat uit diverse sectoren, waaronder de sector Informatie, Analyse en Rapportage. Eén van de teams binnen deze sector is het team Analyse en Rapportage (AR). Dit team biedt het MT van de dienst FM inzage in haar handelen door middel van rapportages, sturingsinformatie, analyses en advies. Als een soort bedrijfsbureau is AR de spin in het web waarbinnen de sturingsinformatie wordt samengevoegd. Naast de businesscontrol taken voert AR ook projectcontrol taken uit ter ondersteuning van de projecten. Dit betreft hoofdzakelijk huisvestingprojecten. Daarnaast is ook beleidsondersteuning belegd bij AR.
De vastgoedportefeuille van de Politie omvat ca. 1.200 huur- en eigendomspanden. De sector huisvesting heeft als taak te sturen op efficiënt en effectief ruimtegebruik, waarbij in 2025 ten opzichte van de huidige portefeuille een reductie van 30% in m2 gerealiseerd moet zijn. Deze ambitie is vastgelegd in het Strategisch Huisvestingsplan. Om dit te realiseren worden op basis van een uitvoeringsprogramma, conform Prince2 methodiek, businesscases opgesteld en projecten gerealiseerd. Dit omvat zowel het gereedmaken van panden voor activiteit gericht werken, grote renovaties van gebouwen als nieuwbouw. De taak van projectcontrol is om deze projecten te beheersen met als doel dat ze binnen de gestelde kaders en daarbij behorende doelen worden geraliseerd. Op landelijke schaal is monitoring nodig in hoeverre de geplande taakstelling gerealieerd wordt binnen de beschikbaar gestelde middelen.
Het team AR maakt veelal gebruik van informatie die elders verzameld en aangemaakt wordt. Belangrijke partners in deze zijn de dienst Financiën binnen de PDC en de teams bedrijfsadministratie binnen de PDC FM.
Deze projecten hebben een landelijke spreiding, de kandidaat moet bereidt zijn om af te reizen naar verschillende locaties in het land.
Doelstelling
De projectenportefeuille in control brengen en houden.
Verantwoordelijkheden
Zelfstandig verantwoordelijk voor de controle en rapportage van alle projecten binnen huisvesting.
Vakmatige taken
De taakaccenten vereisen een hoge mate van zelfstandigheid van de medewerker en omvat o.m.:
Mede vorm en inhoud geven aan de financiële gegevens voor de vooronderzoeken en businesscase huisvesting.
Begeleiden van opstartende projecten o.b.v. de goedgekeurde businesscase.
Het ontwikkelen van rapportagemodellen en databases t.b.v. projectcontrol.
Afstemming en aansluiting maken en behouden met alle verschillende bronsystemen zoals Smartstream (boekhoudpakket) en Planon (facilitair servicepakket). Niet alle bronsystemen zijn al optimaal ingericht en zijn groeimodellen. Dit vergt flexibiliteit en aanpassingsvermogen
Opzetten projectmonitor (KPI rapportage) o.b.v. de onderliggende rapportage- en datamodellen.
Opzetten analysemodel (normeringen / kengetallen) t.b.v. onderlinge vergelijkbaarheid projecten.
Bewaken van de kwaliteit, uniformiteit en integraliteit van de projectrapportages.
Opstellen geconsolideerde projectrapportage t.b.v. DMT FM.
Toetsen of de rapportage correct door de projectleiders worden gebruikt, het signaleren van en rapporteren over afwijkingen (kwaliteitsbewaking).
Analyseren van en rapporteren over afwijkingen die in het traject kunnen ontstaan tussen de financiële paragrafen van de businesscase, het PID, de projectrealisatie en oplevering.
Het rapporteren van de voortgang van het uitvoeringsprogramma SHP i.r.t. de concrete projecten in uitvoering.
Het rapporteren van de meerjarige exploitatieconsequenties van de in uitvoering zijnde en uitgevoerde huisvestingprojecten.
Het bewaken van de meerjarige besparingsdoelstelling huisvesting o.b.v. de projectrealisaties.
Leidinggevende taken
De medewerker maakt deel uit van het team AR en fungeert v.w.b. de projectcontrol werkzaamheden als aanspreekpunt voor de verschillende projectleiders. Hij neemt hierbij een onafhankelijke rol in waarbij de belangen zuiver gediend kunnen worden.
Contacten
Zelfstandige contacten met alle projectleiders en eenheden waarbinnen de projecten plaatsvinden. Indien nodig ook met de leveranciers / aannemers indien dit (financieel) van belang is.
Inzet in de lijn of project
Inzet vanuit de lijn ten behoeve van projecten.
Opleiding
Minimaal een afgeronde erkende HBO (bedrijfseconomie of vergelijkbaar) opleiding of hoger is een eis.
Werkervaring
Minimaal 3 jaar aantoonbare opgedane werkervaring als projectcontroller in de afgelopen 7 jaar is een eis;
Minimaal 3 jaar aantoonbare opgedane werkervaring als projectcontroller met huisvestingsprojecten in de afgelopen 7 jaar is een wens.
Ervaring met beoordelen van business cases
Ervaring met risico management is een wens
Ervaring als projectcontroller vanuit de opdrachtgeverskant is een wens
7 jaar ervaring als project controller is een wens
Competenties
Analystisch;
Zelfstandig kritische rol;
Organisatiesensitief;
Communicatief vaardig (zowel in woord en geschrift);
Samenwerken.
Beschikbaarheid
De kandidaat is inzetbaar vanaf 01 08 2017 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31-07-2018 voor 36 uur per week.
Het contract kan door de opdrachtgever optioneel worden verlengd.
De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Fase 1: Schriftelijke beoordeling
Prijs (eisen)
Geen limieten
Inclusief alle kosten, exclusief BTW.
Kwaliteit (eisen)
U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.
Sjabloon : CV template Algemeen 1.2.doc
Minimaal 3 jaar aantoonbare opgedane werkervaring als projectcontroller in de afgelopen 7 jaar is een eis en dient duidelijk te zijn aangetoond in het CV van de kandidaat.
Benoem waar deze ervaring is opgedaan (naam opdrachtgever), wanneer (dd-mm-jj) en geef een omschrijving van de werkzaamheden.
Minimaal een afgeronde erkende HBO (bedrijfseconomie of vergelijkbaar) opleiding of hoger is een eis.
De winnende inschrijver moet binnen 7 kalenderdagen alle bewijsmiddelen overleggen.
Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde certificering beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.
Gunningscriteria (wensen)
60 % Minimaal 3 jaar aantoonbare opgedane werkervaring als projectcontroller met huisvestingsprojecten in de afgelopen 7 jaar is een wens.
Motiveer de rol van de kandidaat, de perioden (dd-mm-jj - dd-mm-jj), en geef een situatieschets waaruit de werkervaring als project controller met huisvestingsprojecten blijkt. Geef een beschrijving van een recente opdracht.
De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeelt worden dmv een rapportcijfer (4 = matig, 7 = voldoende en 10 = uitstekend). Scoreverdeling: Rapportcijfer 4: 1/5 Rapportcijfer 7: 3/5 Rapportcijfer 10: 5/5
Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden.
Puntenverdeling:
0 = 0/5
2 = 1/5
4 = 2/5
6 = 3/5
8 = 4/5
10 = 5/5
10 % Ervaring met beoordelen van business cases.
Motiveer de rol van de kandidaat, de perioden (dd-mm-jj - dd-mm-jj), en geef een situatieschets waaruit de werkervaring met begroten, budgetteren, bewaken en bijsturen blijkt. Geef een beschrijving van een recente opdracht.
De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeelt worden dmv een rapportcijfer (4 = matig, 7 = voldoende en 10 = uitstekend). Scoreverdeling: Rapportcijfer 4: 1/5 Rapportcijfer 7: 3/5 Rapportcijfer 10: 5/5
Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden.
Puntenverdeling:
0 = 0/5
2 = 1/5
4 = 2/5
6 = 3/5
8 = 4/5
10 = 5/5
10 % Ervaring met risico management is een wens en dient duidelijk te zijn aangetoond in het CV van de kandidaat.
Benoem waar deze ervaring is opgedaan (naam opdrachtgever), wanneer (dd-mm-jj) en geef een omschrijving van de werkzaamheden.
10 % Ervaring als projectcontroller vanuit de opdrachtgeverskant is een wens en dient duidelijk te zijn aangetoond in het CV van de kandidaat.
Benoem waar deze ervaring is opgedaan (naam opdrachtgever), wanneer (dd-mm-jj) en geef een omschrijving van de werkzaamheden.
10 %7 jaar ervaring als project controller is een wens en dient duidelijk te zijn aangetoond in het CV van de kandidaat. Benoem waar deze ervaring is opgedaan (naam opdrachtgever), wanneer (dd-mm-jj) en geef een omschrijving van de werkzaamheden.
Planning
Start publicatie 24-05-2017 00:00
Einddatum vragen 26-05-2017 12:00
Beantwoording vragen 26-05-2017 23:59
Sluiting publicatie 02-06-2017 10:00
Beoordeling offertes (vanaf) 02-06-2017 00:00
Verwachte terugkoppeling 24-07-2017 23:59
|