Beschrijving
Startdatum 22-01-2018
Einddatum 31-12-2018
Optie tot verlenging ja
Uren per week 40
Opdracht omschrijving
De senior Officemanager draagt bij aan een effectieve en efficiënte organisatie van het Programma en project en voert zelfstandig werkzaamheden uit zoals notuleren, archiveren, verzorgen van rapportages, agenderen en regelen van ict-middelen voor medewerkers, kantoorbenodigdheden,reizen, vergaderlocaties enzv.
De senior projectondersteuner is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op het projectoffice, waaronder periodieke (financiële) rapportages en fungeert hierbij als spil van het programma en project.
Je bent de schakel tussen de stakeholders en de lijnorganisatie. Je bent een sparringpartner voor de Programma en de projectleider. Vragen vanuit de organisatie weet je zelfstandig te beantwoorden of naar de juiste partij door te spelen. Voor het organiseren van grote bijeenkomsten draai jij je hand niet om en je beweegt je makkelijk in een politiek gevoelige organisatie. Je assisteert de Programmamanager en de projectleider bij het structureren van het project en zorgt dat de processen goed op de rit staan. Je zorgt voor een goede archivering t.b.v. het project op de P-Schijf. Je weet de strategische uitgangspunten te vertalen naar concrete acties en jaagt die na. Je bent sterk in een pragmatische proactieve ondersteunende rol en bent in staat om daarbinnen het sterk procedurele aspect een plaats te geven. Je brengt stabiliteit, balans en nuchterheid binnen het team. Je werkt vanuit het overzicht over het grote geheel en kunt samenhang tussen de projecten bewaken.
Je hebt communicatie hoog in het vaandel staan en je reageert altijd snel en efficiënt. Je legt makkelijk contact met collega's en externen en bent goed in het onderhouden van deze contacten. Je onderhoudt de project- en programmapagina's op intranet en Agora. Je bent in staat om personen aan te spreken op het halen van deadlines.
Doelstelling
Gedurende de looptijd van het Programma en project ben je de binnendienst voor het projectteam en ben je verantwoordelijk voor het organiseren van de stuurgroep en de programmaboard, inclusief documentatie, voorbereiding voortgangsrapporten. Intranet pagina's en Agora pagina's onderhouden en beheren.
Een effectieve en efficiënte ondersteuning van de projectorganisatie .
Verantwoordelijkheden
Algemeen
De senior Office Manager is verantwoordelijk voor de adequate ondersteuning van de Programmamanager, projectleider en het projectteam. Daarnaast is deze verantwoordelijk voor het tijdig opleveren van de juiste (financiële) rapportages, het opstellen en bijhouden van projectresources. Het onderhouden van de administratieve systemen (planon, intranet (HIppo) en Agora) en de archivering van de projectdocumentatie. De senior project-/programma-ondersteuner is het eerste aanspreekpunt voor het project ANPR en verantwoordelijk voor het organiseren en faciliteren van workshops, bijeenkomsten en vergaderingen.
Operationele sturing
Netwerk
Het opbouwen en onderhouden van (nieuwe) netwerken ten behoeve van gezamenlijke aanpak van secretariële werkzaamheden en het maken van uitvoeringsafspraken, zodat de effectiviteit en efficiëntie van de uitvoering van Secretariaat wordt verhoogd.
Verbetering Administratie en Secretariaat
Het vanuit de uitvoeringspraktijk formuleren van voorstellen tot verbeteringen in de aanpak secretariële werkzaamheden en het implementeren van vastgestelde verbeteringen, zodat een effectievere en efficiëntere organisatie ontstaat.
Informatieverstrekking
Het zijn van eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s en/of externen over het team, zodat het team bereikbaar is voor collega’s en externen.
Het aannemen van telefoongesprekken aan het team, het beoordelen van aard en doel van de vraag en het doorverbinden dan wel doorverwijzen, zodat de beller bij de juiste collega terecht komt.Het – op verzoek − verstrekken van informatie (brochures, folders) over het team, zodat de verzoeker adequaat bediend is.
Regelen van informatiemiddelen, zoals fims, annimatie, beurswand enzv.
Agendabeheer
Het beheren van de agenda van de leidinggevende; het op urgentie en relevantie inschatten van vergaderverzoeken; het bevestigen van afspraken en het afzeggen ervan bij verhindering, zodat de aanwending van tijd optimaal wordt benut.
Vergaderingen en bijeenkomsten
Het organiseren van de logistiek rond vergaderingen en bijeenkomsten (locaties, catering, routebeschrijvingen etc.), zodat deze in optimale omstandigheden kunnen plaatsvinden. Het tijdig verspreiden van de vergaderstukken naar de deelnemers, zodat de deelnemers zich optimaal kunnen voorbereiden. Het aanmelden, ontvangen en begeleiden van deelnemers naar vergaderingen en bijeenkomsten, zodat vergaderingen en bijeenkomsten efficiënt en effectief kunnen plaatsvinden. Het verslag leggen van de vergaderingen/bijeenkomsten (ook buiten Driebergen), zodat het daar besprokene vastligt en een basis ontstaat voor sturing op resultaten. Het archiveren van vergaderstukken en verslagleggingen, zodat afspraken en besluiten vastliggen en een basis ontstaat voor sturing.
Termijnbewaking
Het signaleren wanneer een behandelingstermijn van actiepunten dreigt te worden overschreden en het waarschuwen van de betrokken collega; het inlichten van de betrokken leidinggevende indien een termijn is overschreden, zodat afgesproken actiepunten binnen de afgesproken tijd worden afgehandeld.
Correspondentie
Het concipiëren van brieven van een leidinggevende aan de hand van aangereikte steekwoorden met gebruikmaking van huisstijl en sjablonen, zodat correspondentie geschiedt op een eenduidige en correcte wijze.
Archivering
Het archiveren van aangereikte (vertrouwelijke) documenten en dossiers van en aan de leidinggevende, zodat voldaan wordt aan wettelijke vereisten en bewaringstermijnen.
Faciliteiten
Het zijn van aanspreekpunt voor de leidinggevende voor facilitering van de werkplek; het organiseren en monitoren van de behandeling van verzoeken ter zake, zodat collega’s optimaal zijn toegerust om hun werkzaamheden te verrichten. Het − ten behoeve van een team − organiseren van de aanwezigheid van faciliteiten; het monitoren van het gebruik van faciliteiten; het voeren van beheer over secretariële archieven, zodat − ook bij (interne) verhuizingen − is geborgd dat collega’s optimaal zijn en blijven toegerust om hun werkzaamheden te verrichten.
Overzichten
Het op aanvraag vervaardigen en verstrekken van standaard én niet-standaard overzichten uit de archief)systemen, door middel van een zoekopdracht, zodat aan verzoeker een correct overzicht wordt geleverd en een basis ontstaat voor personeels- en managementrapportages.
.
Vakmatige taken
Complex agendabeheer
Ondersteuning van de Programmamanager en de projectmanager bij het opzetten van de (financiële en algemene) projectadministratie en deze bewaken.
Projectmanager assisteren bij het vullen van de Principal Toolbox
Methodistische ondersteuning voor PRINCE2 van projectmanager
Bewaken en registreren resourcemanagement van het project.
Zorgdragen voor de (centrale) projectarchivering met inachtneming van de richtlijnen hiervoor.
Coördinatie en controle van alle communicatie en correspondentie rondom het project
Organiseren, voorbereiden, faciliteren en vastleggen bijeenkomsten en vergaderingen
Zorgdragen voor de verbinding tussen andere programma's, projecten en de lijnorganisatie.
Communicatie – stakeholders
Bouwen en Beheren Intranet pagina’s en Agora pagina's
Leidinggevende taken
geen
Contacten
Programma en projectmedewerkers, medewerkers binnen de lijnorganisatie (Communicatie, Directie en andere stakeholders)
Inzet in de lijn of project
Project
Opleiding
HBO werk- en denk niveau,
Diploma/Certificaat Hoger Management Support
Certificaat Prince2 Foundation
Certificaat MS Project 2010
Certificaat Excel - 2010
Werkervaring
Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in de publieke sector, bij voorkeur in de politieorganisatie;
Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als Senior Office Manager in een ondersteunende, bewakende rol bij Landelijke Politie projecten.
Kennis en ervaring met projectmatig werken methodiek Prince2 ;
Ruime aantoonbare werkervaring met bouwen en beheren van pagina's op websites (Intranet (HIPPO) en Agora);
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en Communicatieve vaardigheden, zowel in woord als geschrift- notuleren;
Ruime aantoonbare werkervaring met het organiseren van landelijke politie bijeenkomsten
Competenties
Daadkrachtig
Accuraat
Betrokken
Resultaatgericht
Verbindend
Organisatievermogen
Initiatief
Klantgerichtheid
Kwaliteitsgerichtheid
Flexibel gedrag
Samenwerken
Prijs (eisen)
Minimaal: € 55,00
Maximaal: € 65,00
Inclusief alle kosten, exclusief BTW.
Kwaliteit (eisen)
Eis 1.
Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 7 pagina's A4.
U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd.
Sjabloon : CV template Algemeen 1.2.doc
Eis 2.
In de afgelopen 5 jaar minimaal 4 jaar ervaring als office manager.
Dit moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat.
Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze eis, hoe je aan deze eis voldoet, de naam van de opdrachtgever(s). Noem de periode in (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
Bovenstaande moet duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek.
Bij het niet voldoende aantonen tijdens de verificatie zal de bieding terzijde worden gelegd.
Eis 3.
Certificaat Prince2 Foundation.
Deze afgeronde certificering moet duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat. Benoem dat deze is afgerond en wanneer het certificaat is behaald. Bij het niet benoemen of het diploma is behaald zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
De uitgenodigde kandidaat dient (minimaal een dag) voor het verificatiegesprek bewijsmiddelen zoals kopie diploma(s)/certificaten te kunnen overleggen aan de inhuurdesk. Bij het niet tijdig indienen zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.
Bovenstaande moet duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek.
Bij het niet voldoende aantonen tijdens de verificatie zal de bieding terzijde worden gelegd.
Eis 4.
Kennis en ervaring met projectmatig werken met de methodiek Prince2.
Dit moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat.
Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze eis, hoe je aan deze eis voldoet, de naam van de opdrachtgever(s). Noem de periode in (dd-mm-jj - dd-mm-jj).
Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
Bovenstaande moet duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek.
Bij het niet voldoende aantonen tijdens de verificatie zal de bieding terzijde worden gelegd.
Eis 5.
Recente (in de afgelopen 2 jaar) en aantoonbare ervaring met het bouwen en beheren van pagina's op websites voor Intranet en Agora op basis van Hippo en Share-Point.
Dit moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat.
Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze eis, hoe je aan deze eis voldoet, de naam van de opdrachtgever(s). Noem de periode in (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
Bovenstaande moet duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek.
Bij het niet voldoende aantonen tijdens de verificatie zal de bieding terzijde worden gelegd.
Eis 6.
De kandidaat dient aan de volgende competenties te voldoen.
- Daadkrachtig: Stelt doelen en heeft de wilskracht en het doorzettingsvermogen om deze te realiseren
- Accuraat: Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten.
- Betrokken: Identificeert zich met en voelt zich nauw betrokken
- Resultaatgericht: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten.
- Organisatievermogen: Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij.
Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten.
- Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
- Kwaliteitsgerichtheid: Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren.
Flexibel gedrag: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
Bovenstaande competenties moeten middels concrete voorbeelden duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek. Geef aan op welke wijze de competenties worden toegepast bij de uitvoering voor het gunnen van opdracht. Bij het niet voldoende aantonen zal de bieding terzijde worden gelegd.
Eis 7.
In de afgelopen 2 jaar ervaring met notuleren.
Dit moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat.
Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze eis, hoe je aan deze eis voldoet, de naam van de opdrachtgever(s). Noem de periode in (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
Bovenstaande moet duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek.
Bij het niet voldoende aantonen tijdens de verificatie zal de bieding terzijde worden gelegd.
Gunningscriteria (wensen)
40 % Wens 1.
Minimaal 4 jaar werkervaring als Senior Officemanager in de publieke sector (organisatiegrootte minimaal 1000 +).
De werkervaring zoals gevraagd in de wens moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het(sub) nummer van de wens en benoem de werkzaamheden waaruit blijkt dat je aan de wens voldoet. de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj].
Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.
Bovenstaande moet duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek.
Bij het niet voldoende aantonen tijdens de verificatie zal dit leiden tot puntenaftrek.
30 % Wens 2.
Kennis van het systeem Automatische Nummerplaat Herkenning (ANPR).
De werkervaring zoals gevraagd in de wens moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het(sub) nummer van de wens en benoem de werkzaamheden waaruit blijkt dat je aan de wens voldoet. de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj].
Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.
Bovenstaande moet duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek.
Bij het niet voldoende aantonen tijdens de verificatie zal dit leiden tot puntenaftrek.
30 % Wens 3.
In de afgelopen 3 jaar ervaring met C2000.
Planning
Start publicatie 24-11-2017 00:00
Einddatum vragen 28-11-2017 12:00
Beantwoording vragen 28-11-2017 23:59
Sluiting publicatie 04-12-2017 10:00
Beoordeling offertes (vanaf) 04-12-2017 00:00
Verwachte terugkoppeling 22-01-2018 23:59
|