Beschrijving
Startdatum 01-03-2018
Einddatum 30-06-2018
Optie tot verlenging 2x 12 maanden (voor beide functies)
Uren per week 36 (optioneel 32 uur per week)
Opdracht omschrijving
De sector Huisvesting van de Dienst Facility Management, onderdeel van het Politiedienstencentrum, bestaat uit de teams Ruimtemanagement, Projectmanagement en Technisch Beheer.
Team Technisch Beheer heeft als doel het onderhouden en technisch in stand houden van de huisvestingsportefeuille van de Nationale Politie. Daarnaast is energiemanagement een kerntaak voor het team.
De Dienst FM heeft Nederland verdeeld in drie verzorgingsgebieden, te weten Noord-Oost-Midden, Noord-West en Zuid. Per verzorgingsgebied heeft team Technisch Beheer een regieteam ingericht voor het (laten) uitvoeren van het onderhoud aan de politieobjecten; dit onder aansturing van een coordinator.
Er zijn twee projectondersteuners (PMO) benodigd.
Functie 1) PMO voor verzorgingsgebied Noord-West
Je geeft administratieve ondersteuning aan de coördinator Technisch Beheer en (enkele) adviseurs Planmatig Onderhoud, m.n. binnen het verzorgingsgebied Noord-West (de eenheden Noord-Holland, Amsterdam en Den Haag)
Functie 2) PMO voor EnergieManagement
Je geeft administatieve ondersteuning voor het behandelen en afhandelen van de energiecontracten en -facturen voor alle objecten van Politie Nederland.
In beide functies geldt administratieve ondersteuning voor programmatische onderwerpen waaronder:
Maken en bijhouden van planningen
Het uitwerken, verzend gereed maken en registreren van opdrachten
Het administratieve proces in de financiële afwikkeling met de leveranciers en ingehuurde adviseurs regelen, waaronder het zijn van de gedelegeerd prestatieverklaarder voor onderhoudsprojecten in samenspraak met de verantwoordelijke contractmanager, adviseur Planmatig Onderhoud, coördinator of teamchef
Administratieve beoordeling facturen, offertes, rapportages, e.d.
Gestructureerde ondersteuning van de vele parallel lopende projecten en taken
Beheer en distributie afdelingsmailbox en inkomende en uitgaande poststukken, in samenspraak met de andere projectondersteuners
Notuleren van gesprekken en de diverse overleggen
Documentenbeheer
Het werken met en uitvoeren van mutaties in het landelijke FMIS systeem Planon
Voor wat betreft de duur van de opdracht; voor nu is in de aanvraag 30-06-2018 als einddatum opgenomen, echter wordt het contract in alle waarschijnlijkheid verlengd tot 31-12-2018 met daarna nog een optie op verlenging 2x 12 maanden.
Doelstelling
Voor beide geldt het administratief ondersteunen van het team Technisch Beheer
Functie 1) bij de realisatie van de jaarschijf Planmatig Onderhoud, dat voortkomt uit het MeerJarenOnderhoudPlan, voor het verzorgingsgebied Noord-West.
Functie 2) bij correct en volledig administatief afhandelen van de energieverbruiksgegevens en de financiele afhandeling daarvan.
Verantwoordelijkheden
Accuraat verwerken en administreren van gegevens
Vakmatige taken
Bijhouden projectadministraties
Prestatieverklaringen voor factuurafwikkeling
Opzetten en bewaken planningen
Bewaken en administreren projectdocumentatie
Opstellen opdrachtbrieven en werkorders
Werk met FMIS systeem Planon
Leidinggevende taken
Geen leidinggevende taken
Contacten
Samenwerking met andere project ondersteuners, adviseurs planmatig onderhoud, leden van team technisch beheer, de lokale facilitaire organisatie, ingehuurde externe projectleiders of technisch adviseurs, leveranciers en andere stakeholders om het beoogde resultaat te bereiken.
Inzet in de lijn of project
Voor beide functies betreft het een lijnfunctie.
Opleiding
Voor beide functies geldt minimaal een erkende en afgeronde MBO-4 opleiding; bij voorkeur met facilitaire affiniteit.
Werkervaring
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op het vlak van projectmanagement ondersteuning.
Aantoonbare werkervaring met financiële afhandeling met externe partners / leveranciers.
Ervaring met het werken met Planon of een vergelijkbare FMIS.
Competenties
Mondelinge uitdrukkingsvaardigheden
Integriteit
Klantgerichtheid
Accuratesse
Samenwerken
Organisatievermogen
I. Toelichting offerteaanvraag
Uitleg beoordeling
In deze offerteaanvraag worden begrippen met een hoofdletter geschreven die in de begrippenlijst zijn opgenomen.
In deze Offerteaanvraag leest u informatie over de Offerteprocedure en de Opdracht. De Offerteaanvraag bestaat uit het functieprofiel, de gestelde eisen en de wensen van de Opdrachtgever. Het voldoen aan de gestelde eisen is een voorwaarde voor het inhoudelijk beoordelen van uw Offerte. Naast de eisen kan de Externe zich onderscheiden op de wensen, de zogenaamde gunningscriteria. Voor iedere wens kan een Externe punten scoren. De Externe uit de hoogst scorende Offerte zal worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek ter verificatie van de gestelde eisen en de toegekende score aan de gunningscriteria.
De uitgenodigde Externe dient minimaal één dag voor het verificatiegesprek de gevraagde bewijsmiddelen, zoals kopie diploma(s)/certificaten te overleggen aan de inhuurdesk.
Bij het niet tijdig indienen zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.
Het verificatiegesprek zal plaatsvinden op 25-01-2018.
Beoordeling en verificatie van uw offerte
In deze fase vindt de schriftelijke beoordeling plaats. Het resultaat hiervan bepaalt welke Externe wordt uitgenodigd voor het verificatiegesprek.
In eerste instantie wordt bepaald of de Offertes voldoen aan de gestelde eisen. Vervolgens worden alle Offertes die aan de eisen voldoen op de gunningscriteria beoordeeld (prijs en kwaliteit). De score van uw Offerte komt tot stand door de scores van de prijs en de kwaliteit op te tellen.
Prijs:
De Offerte met de laagste prijs ontvangt de maximale score voor het prijsonderdeel en de Offertes met een hogere prijs ontvangen een score die daarmee in verhouding staat volgens onderstaande formule.
Kwaliteit:
Kwaliteit wordt beoordeeld op basis van de gestelde wensen.
Formules:
De formule voor toekenning van de score is als volgt:
prijs score = ( 1 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) / laagste prijs ) ) * 100, maar nooit lager dan 0
kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
totaalscore = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )
De scores van de Offertes resulteren in een rangorde. De hoogstscorende Offerte staat op rangorde 1, de daaropvolgend hoogstscorende krijgt rangorde 2, etc. De Externe met de hoogstscorende Offerte zal worden uitgenodigd voor het verificatiegesprek. In de uitnodiging voor het verificatiegesprek wordt tevens een verzoek gedaan tot het opleveren van de eerste bewijsmiddelen, zoals kopieën van diploma’s en certificaten. Deze bewijsmiddelen zullen, na ontvangst door de Inhuurdesk, worden getoetst op het voldoen aan de eisen. De exacte bewijsmiddelen, en de aanlevermethode wordt gecommuniceerd in de uitnodiging. Het niet tijdig overleggen van de gevraagde bewijsstukken zal aanleiding geven tot het terzijde leggen van de Offerte.
Het verificatiegesprek dient ter verificatie van de gestelde eisen en ter verificatie van of de score van de schriftelijke beoordeling op de gunningscriteria terecht is toegekend. Indien de verificatie geen aanleiding geeft tot een lagere score dan aanvankelijk is toegekend tijdens de beoordeling en het voldoen aan de gestelde eisen bevestigd, dan geldt dat de Offerte van deze Externe de beste prijs/kwaliteit verhouding heeft en komt daarmee in aanmerking voor gunning van de Opdracht. Indien in de Opdracht meer dan één Externe wordt gevraagd, wordt het aantal beoogde aan te stellen Externen uitgenodigd voor het verificatiegesprek op basis van de hoogste posities in de rangorde.
Als op basis van de rangorde, door een gelijke score, meer dan één Externe in aanmerking komt voor het verificatiegesprek geeft het criterium prijs de doorslag en wordt de Externe van de Offerte met de laagste prijs uitgenodigd voor het verificatiegesprek. Indien ook de prijs van de gelijk eindigende Offertes gelijk is, dan is de volgorde van binnenkomst van de Offerte doorslaggevend, waarbij de Offerte die als eerste compleet in de applicatie staat de hoogste positie in de rangorde krijgt.
Indien uit het verificatiegesprek blijkt dat niet is voldaan aan één of meerdere eisen, dan wordt de betreffende Offerte uitgesloten van de procedure en uit de rangorde genomen. De Externe met de nieuwe hoogstscorende Offerte in de rangorde zal dan worden uitgenodigd voor het verificatiegesprek.
Indien uit het verificatiegesprek blijkt dat te veel punten zijn toegekend in de schriftelijke beoordeling, dan wordt dit gecorrigeerd in de beoordeling. De nieuwe rangorde wordt na de correctie opnieuw vastgesteld. Indien de Offerte van de Externe met wie het verificatiegesprek is gehouden niet meer de hoogst scorende in de nieuwe rangorde is, zal de Externe van de hoogstscorende Offerte in de nieuwe rangorde voor het verificatiegesprek worden uitgenodigd.
Gunningscriteria
Sortering
Beste prijs-kwaliteitsverhouding
Gewicht van prijs : 30 %
Gewicht van kwaliteit : 70 %
Aanvullende informatie
Nadrukkelijk verzoeken wij u geen telefonisch of per e-mail contact op te nemen met de Politie om inhoudelijke vragen te stellen inzake deze aanvraag. Vragen betreffende deze aanvraag kunnen uitsluitend in de applicatie van de Inhuurdesk Politie (www.inhuurdeskpolitie.nl) worden voorgelegd binnen de gestelde termijnen. Alle gegadigden worden vervolgens door middel van de Nota van Inlichtingen (NvI) in de applicatie op de hoogte gesteld van de antwoorden op de vragen.
II. Voorwaarden offerte
cv informatie
Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat.
U voegt een cv van maximaal 7 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.
Het CV is in het Nederlands opgesteld op basis van ons CV template en bij voorkeur in PDF-formaat.
Inhuurdesk Politie behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het cv en/of referentie voorkomen. In het cv dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (dd-mm-jjjj) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd.
Bewijsmiddelen
Inschrijvers dienen aantoonbaar te voldoen aan hetgeen zij verklaren in hun Offerte. Ter verificatie dient Inschrijver op verzoek van de Inhuurdesk bewijsmiddelen te overleggen. De inhuurdesk stelt de Inschrijver hiervan op de hoogte middels een schriftelijk verzoek. Het niet tijdig overleggen van de gevraagde bewijsstukken zal aanleiding geven tot het terzijde leggen van de Offerte met tot gevolg dat deze van de beoordeling is uitgesloten.
Geheimhoudingsverklaring
De geheimhoudingsverklaring dient de kandidaat ook binnen de termijn van 7 kalenderdagen na voornemen tot gunning te overhandigen aan de Inhuurdesk. De geheimhoudingsverklaring kunt u hieronder raadplegen.
Document
Geheimhoudingsverklaring.pdf
Tarieven
Zoals vermeld in de Voorwaarden inzake inhuur derden geldt expliciet dat bijkomende kosten zoals eventuele reis-, verblijfs- en parkeerkosten en de reisduur voor woon-werkverkeer niet door de Politie voor vergoeding in aanmerking komt.
Screening
Een voorwaarde voor definitieve gunning is dat de Externe het positieve screeningsadvies of de Verklaring van Geen Bezwaar overlegt na afronding van screening. De screening neemt 6-15 weken tijd in beslag. U dient hier rekening mee te houden. Het screeningsproces kan leiden tot opschuiven van de startdatum van de opdracht. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
III. Eisen en gunningscriteria
Beschikbaarheid
De kandidaten voor beide functies zijn inzetbaar vanaf 01-03-2018 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 30-06-2018 voor 32 tot 36 uur per week.
Voor wat betreft de duur van de opdracht; voor nu is in de aanvraag 30-06-2018 als einddatum opgenomen, echter wordt het contract in alle waarschijnlijkheid verlengd tot 31-12-2018 met daarna nog een optie op verlenging 2x 12 maanden.
De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Beoordeling en verificatie van uw offerte
Prijs (eisen)
Maximaal: € 65,00
Inclusief alle kosten, exclusief BTW.
Kwaliteit (eisen)
Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 7 pagina's A4.
U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd.
Sjabloon : CV template Algemeen 1.2.doc
Eis 1: Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectmanagementondersteuner.
Dit moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat.
Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze eis, hoe je aan deze eis voldoet, de naam van de opdrachtgever(s). Noem de periode in (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, zal deaanbieding terzijde worden gelegd.
Eis 2: Minimaal een erkende en afgeronde MBO-4 opleiding. Dit is een eis en dient duidelijk te zijn benoemd in het CV van de kandidaat. Het ontbreken van deze informatie zal tot uitsluiting leiden.
De winnende inschrijver moet binnen 7 kalenderdagen het bewijsmiddel overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde diploma beschikt, zal de kandidaat alsnog worden uitgesloten.
Eis 3: Aantoonbare werkervaring met het opstellen van opdrachtbrieven, werkorders en de financiële afhandeling met externe partners / leveranciers.
Dit moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat.
Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze eis, hoe je aan deze eis voldoet, de naam van de opdrachtgever(s). Noem de periode in (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, zal deaanbieding terzijde worden gelegd.t
Eis 4: De kandidaat beschikt over de volgende competenties:
Mondelinge uitdrukkingsvaardigheden: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk.
Integriteit: Geeft invulling aan het werk, op een manier die in overeenstemming is met maatschappelijke waarden en normen, die relevant zijn voor de politie.
Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
Accuratesse: Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten.
Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
Organisatievermogen: Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij.
Bovenstaande competenties moeten middels concrete voorbeelden duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek. Geef aan op welke wijze de competenties worden toegepast bij de uitvoering voor het gunnen van opdracht. Bij het niet voldoende aantonen zal aanbieding terzijde worden gelegd.
Gunningscriteria (wensen)
20 %
Wens 1: Een afgeronde erkende MBO-4 opleiding in facilitaire richting. De winnende inschrijver moet binnen 7 kalenderdagen het bewijsmiddel overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot punten aftrek.
40 %
Wens 2: Aantoonbare werkervaring met het werken met Planon of een vergelijkbare FMIS. Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze wens, specificeer hoe je aan deze wens voldoet en benoem de naam van de opdrachtgever(s.) en de periode [dd-mm-jjjj]. Wanneer dit niet wordt aangetoond zullen de punten niet worden toegekend.
40 %
Wens 3: Maken en bijhouden van voortgangsplanningen van de opgedragen onderhoudswerkzaamheden. Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze wens, specificeer hoe je aan deze wens voldoet en benoem de naam van de opdrachtgever(s.) en de periode [dd-mm-jjjj]. Wanneer dit niet wordt aangetoond zullen de punten niet worden toegekend.
Planning
Start publicatie 09-01-2018 00:00
Einddatum vragen 15-01-2018 10:00
Beantwoording vragen 15-01-2018 23:59
Sluiting publicatie 19-01-2018 10:00
Beoordeling offertes (vanaf)22-01-2018 00:00
Verwachte terugkoppeling 31-03-2018 23:59
|