1.Plaats in de organisatie

 

Directie Informatie Technologie

 

ICT Operations 

Teamleider ICT Operations

 

1.Doel van de afdeling Project & Vernieuwing

 

Het gecontroleerd realiseren en implementeren van centrale ICT vernieuwingen, alsmede het beheren en onderhouden van het centrale ICT landschap ten behoeve van het UMC Utrecht en de samenwerkingsverbanden met andere organisaties, bijv. CMH, AVL en PMC.

 

1.Doel van de functie

 

Het leiden van ICT projecten met als doel het realiseren en optimaliseren van producten, processen, systemen en/of middelen binnen de Directie IT en/of de interne en externe klanten van de Directie IT.

 

In juni 2011 is in het UMC Utrecht het Electronisch Ziekenhuis Informatiesysteem (EZIS) van ChipSoft (CS) live gegaan. In juni 2013 heeft het UMC Utrecht een eerste grote versie update in gebruik genomen (EZIS 5.2). Inmiddels heeft CS een heel nieuw ontwerp van EZIS gemaakt onder de naam 'Healthcare Information X-change' (HiX). ChipSoft ontwikkelt sinds medio 2013 nieuwe functionaliteiten en software-uitbreidingen alleen nog binnen HiX. ChipSoft biedt deze versie sinds 2014 aan haar klanten aan. De RvB van het UMC Utrecht heeft de directeur Directie Informatietechnologie (DIT) opdracht gegeven om het huidige EZIS 5.2 te laten vervangen door HiX.

 

Het Centraal Militair Hospitaal (CMH) heeft geen eigen ZIS, maar maakt gebruik van het EZIS van het UMC Utrecht. Sinds een aantal jaar verzorgt het UMC Utrecht ook de technische infrastructuur, het technisch beheer en in samenwerking met het CMH, het functioneel beheer van de medische werkplek en de medische applicaties t.b.v. het CMH.

 

Door de migratie van EZIS naar HiX zal ook het CMH de nieuwe versie van het EPD/ZIS moeten implementeren. Voor de migratie naar HiX is een projectleider voor het CMH nodig die zorgt draagt voor de implementatie van HiX binnen het CMH. Vanuit het CMH zullen bijdragen geleverd moeten worden aan de diverse werk- en aspectgroepen die zorgen voor de inrichting van HiX. Het CMH (net als de divisie van het UMC Utrecht) is zelf verantwoordelijk voor de implementatie in hun werkprocessen en administratieve processen. Het HiX dient uiterlijk 30 april 2016 live te gaan. Naast de migratie naar HiX zal de projectleider ook een rol gaan spelen in diverse andere projecten die binnen het CMH op de planning staan.

 

Toelichting:

 

Belangrijke verbeteringen door HIX

• De mogelijkheid om te komen tot een beter en meer uniform gebruik van het EPD en in het verlengde daarvan beter hergebruik van gegevens.

• Een sterk verbeterde gebruikersinterface, snellere en eenduidiger toegang tot functies en gegevens en betere aanpassing aan rollen en context.

• Grotere patiëntveiligheid doordat het gelijktijdig openstaan van schermen voor meerdere patiënten niet meer mogelijk is.

• Gebruik op mobiele devices wordt mogelijk.

• Verbetering van de faciliteiten voor multi-locatie en multi-bedrijven binnen één systeeminrichting.

 

Directe doelstellingen project HiX-migratie

• Zorgvuldig ontwerpen, begeleiden, opleveren en veilig overdragen van ingrijpende softwaremigratie met grote impact op divisies (direct doel).

• Softwaremigratie uitvoeren met bestaande functionaliteiten EZIS (as is).

• HiX-gebruikers trainen voor bewust en bekwaam gebruik van HiX.

• HiX-gebruikers trainen in meer gestandaardiseerd, uniform gebruik van HiX.

 

1.Resultaatgebieden

 

Projectmanagement •richt de projectorganisatie voor het project in

•stelt een plan van aanpak op voor het project, inclusief budgettering, fasering, doorlooptijd en kosten en bewaakt deze 

•geeft leiding aan een eenvoudige projectorganisatie 

•draagt zorg voor het plannen en verdelen van werkzaamheden binnen het (deel-)project, inclusief bewaking van de voortgang, budget en de kwaliteit 

•ondersteunt bij het tijdig en gericht inschakelen van derden, en ondersteunt de kwaliteitscontrole van de werkzaamheden

•bewaakt de afstemming van werkzaamheden binnen het project 

•anticipeert gedurende de looptijd van het project op veranderende omgevingsfactoren 

•ondersteunt bij het leveren van adequate bedrijfsvoering- en managementinformatie

•onderhandelt met leveranciers over de aanschaf en het beheer van de benodigde software.

•adviseert bij het opstellen van de DVO’s ten behoeve van de interne partners en bij het opstellen van onderhoudscontracten met externe partners

•ontwikkelt uniforme kaders en procedures voor het verbeteren van producten, systemen en/of middelen 

•draagt zorg voor adequate kennis- en informatieoverdracht naar de beheerorganisatie 

•realiseert de projectdoelstelling en evalueert de projectresultaten werkt volgens de binnen de DIT geldende standaarden wat betreft de project levenscyclus en is verantwoordelijk voor de tijdige aanlevering van de benodigde (voortgangs)rapportages aan het DPMO (DIT Project Management Organisatie)

•levert 2-wekelijks de gevraagde voortgangrapportages aan aan het DPMO en volgt desgevraagd de acties vanuit het DPMO op

•plant de ontwikkeling van het product / de software conform gangbare methodes (waterval, SCRUM, etc) en die het beste aansluiten bij het gewenste product/software

•is verantwoordelijk voor het opstellen van een programma van eisen voor de selectie van een nieuw software pakket

 

Beleid •levert input aan de ontwikkeling en realisatie van het organisatie breed ICT beleid 

•adviseert over tactische ICT beleidsplannen 

•draagt zorg voor de realisatie van de beleidsplannen 

•initieert en coördineert de ontwikkeling en implementatie van normen en standaards in de organisatie

 

Advisering •onderzoekt, adviseert over en evalueert de toepasbaarheid van (nieuwe) middelen en producten

•adviseert en neemt deel aan in- en externe overleggen en fungeert als ervaringsdeskundige 

 

Uitvoering •coördineert activiteiten en de totstandkoming van producten en middelen 

•realiseert specialistische werkzaamheden op het eigen aandachtsgebied

•ondersteunt bij het acquireren van nieuwe projecten

 

 

1.Speelruimte ?de functionaris legt verantwoording af aan de /stuurgroep/opdrachtgever over de planning, budgetbewaking en realisatie van projecten, de prioritering van projectactiviteiten en de inhoud van beleidsplannen.

?de functionaris legt verantwoording aan de teamleider over het eigen functioneren

?de functionaris neemt zelfstandig beslissingen over de realisatie van het project, het inschakelen van derden en de inhoud van beleidsplannen, (beleid)(s)adviezen en informatie.

?de belangrijkste kaders worden gevormd door beleidsafspraken, wet- en regelgeving projectrichtlijnen en financiële kaders. 

 

 

 

1.Contacten ?met managers, afdelingshoofden bijvoorbeeld over het geven van informatie met betrekking tot de voortgang van de projecten en het bespreken van risico’s en issues die tijdens het project gesignaleerd worden

?met vertegenwoordigers in de organisatie over het gebruik of invulling van producten, middelen en processen, voortvloeiend uit het project

?met klanten (divisieleiding, managers, afdelingshoofden, opdrachtgevers) ten aanzien van de opdrachtstelling, uitvoering en aansturing (CMH, PMC, etc) van de werkzaamheden evenals de kwaliteit ervan.

?met gebruikers over de resultaten van het project 

?met leveranciers, zowel intern als extern, bijvoorbeeld ten aanzien van de uit te voeren werkzaamheden, het bewaken van de voortgang, het opstellen van de SLA’s.

?met afdelingen, diensten en externe partijen voor het verwerven van draagvlak voor de realisatie en optimalisatie van producten, systemen en/of middelen, voortvloeiend uit het project.

?met resourcemanagers over de inzet van de benodigde resources

?met stuurgroep en programmamanagers over voortgang, planning en budgetten

 

 

 

  1.Functie-eisen 

 

 

Opleiding, kennis en ervaring •voor de functie van projectleider is academisch/HBO werk- en denkniveau vereist

•minimaal 3 jaar ervaring in soortgelijke functie

•kennis van ICT en processen in de gezondheidszorg, onderzoek en onderwijs

•kennis van methoden en technieken van projectmanagement (tenminste Prince 2)

•kennis van relevante wet- en regelgeving 

•kennis van grote/complexe organisaties

•kennis van ICT principes en richtlijnen (architectuur)

•kennis van de bijzonderheden en uitdagingen rondom ICT projecten

 

Vaardigheid/competenties •vaardigheid in het leidinggeven aan leden van het projectteam

•vaardigheid in het resultaat- en klantgericht werken en het motiveren van anderen hiertoe 

•vaardigheid in het verzamelen, analyseren en presenteren van informatie 

•vaardigheid in het communiceren (mondeling en schriftelijk) met o.a. opdrachtgevers, derden en gebruikers 

•vaardigheid in het presenteren van resultaten 

•vaardigheid in proces- en beleidsmatig denken en handelen

•vaardigheid in het aanvoelen van de organisatie (organisatiesensitiviteit)

•vaardigheid in het adviseren

•vaardigheid in het implementeren van veranderingen

•vaardigheid in het analytisch en abstract denken

•vaardigheid in het onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken

•vaardigheid in het concretiseren naar oplossingen, ontwikkelen van nieuwe ideeën en concepten

•vaardigheid in het verbinden van mensen

 

Gedragscriteria •is teamspeler (luistert, draagt ideeën aan, stelt vragen, draagt bij aan positieve sfeer, speelt een actieve rol bij team-overleggen, vervult voorbeeldfunctie)

•is proactief

•is communicatief (mondeling, schriftelijk, legt zaken helder uit, formuleert tactisch indien situatie erom vraagt, heeft overtuigingskracht, presenteert, neemt initiatief, toont eigenaarschap)

•is klantgericht (verdiept zich in de klant, bouw aan relatie met klant)

•is bereid zich te ontwikkelen door het volgen van trainingen, geven en ontvangen van feedback of coaching

•is bewust bezig met sturen op feiten en houdt rekening met de financiële kaders