Uw opdrachtgever

 U bent werkzaam bij de afdeling BAS, binnen de werkorganisatie, team DIA. U legt verantwoording voor uw project af aan het kernteam (stuurgroep) en rapporteert over de voortgang van uw project aan de project portfolio manager. Het Kernteam bestaat uit afdelingshoofd Dienstverlening (DV), afdelingshoofd Samenleving (SAM) en afdelingshoofd Bedrijfsvoering, Advies en Services (BAS). 

 

Uw projectopdracht

 U zorgt ervoor dat uiterlijk 1 juli 2017 in de door ons geïnventariseerde processen gewerkt wordt met het Document Managementsysteem (DMS) Corsa en specifiek zorg draagt voor: Digitale post, Digitale postroutering en Digitale (zaak) dossiers). De processen verschillen in hun digitaliseringsniveau. Hierdoor kunnen de activiteiten per proces verschillen, maar is uw doelstelling per proces zoals hiervoor genoemd.

 

Er is  een relatie met het Masterplanproject digitale postkamer. In dit project wordt de huidige scanstraat vervangen om invulling te geven aan de doelstelling 100% digitale post. Daarnaast wordt er fors ingezet op het digitale kanaal. Het project digitale postkamer heeft 1 juli 2017 als einddatum. U kunt dus nog niet gebruikmaken van de geavanceerde apparatuur en is de personele capaciteit van de postkamer beperkt. Als projectleider is het van belang dat u het project rond de digitale postkamer betrekt bij uw aanpak en realisatie van de resultaten, dit in verband met de keten waarin poststroom fysiek naar digitaal gerelateerd is aan de doelen verwoord in de project scope.    

 

Uw project scope 

1.U zorgt ervoor dat alle geïnventariseerde processen de transitie maken van papierintensief naar digitaal werken. 

 Dit omvat:

       a. Uitsluiten werken met digitale post die is geregistreerd in Corsa;

       b. Interne verspreiding van deze documenten via werkvoorraden in Corsa.

2.U richt hiervoor per proces digitale dossiers en een opslag structuur in bij voorkeur gebruikmakend van de instrumenten DSP/ZT;

3.U zorgt ervoor dat de juiste zaaktypen per proces zijn ingericht;

4.U maakt proces- en werkafspraken met KCC/post en BAS/DIA over documentstromen en opslagstructuur;

5.U zorgt dat in elk proces, taakverdelers en key-users zijn benoemd en opgeleid;

6.U zorgt dat medewerkers voldoende zijn opgeleid in het gebruik van Corsa;

7.U zorgt dat voor elk proces een beheer- en controleplan voor de digitale dossiers wordt opgesteld;

8.U zorgt per proces voor een substitutieverklaring (verantwoorde vervanging van papier opslag voor digitale opslag).

 

 

Buiten scope:

        a. Het inrichten van e-formulieren en e-diensten;

        b. Het digitaal verzenden van documenten/brieven naar burgers, bedrijven en instellingen;

        c. Het regelen van de opslag in andere applicaties dan ons DMS.

 

Projectdoelstellingen

Het projectdoel is 24 tot 30 papier-intensieve processen om te vormen tot digitale processen. Hierbij worden de papieren document direct bij binnenkomst digitaal gemaakt en de papieren documenten voor (tijdelijk) eigen gebruik tenminste digitaal opgeslagen in een gestructureerde en duurzame opslag in ons DMS. Uiterlijk 1 juli 2017 werkt de gemeente papierarm door verdere uitrol van de digitale registratie, interne distributie en opslag in ons DMS. De resultaten vormen de opmaat naar digitaal- en uiteindelijk Zaakgericht Werken.   

 

Vereisten / knock-outcriteria 

 - Uurtarief maximaal € 91,32 (schaal 12)

 

 

Gunningscriteria (weging)

1.Minimaal 2 jaar aantoonbare relevante werkervaring  met digitaliseringsprojecten / zaakgericht werken in de laatste 5 jaar (35%)

2.Binnen de context van de projectopdracht aantoonbare kennis van de processen en gebruikte systemen (20%)

3.Minimaal 5 jaar relevante ervaring in vergelijkbare organisaties (20%)

4.Opleidingen en of certificering op het gebied van projectmanagement (Zoals P3M3®, PRINCE2 ®, IMPA, MSP®, PMP®) (15%)

5.Selectiegesprek in de tweede beoordelingsfase (10%)

 

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan de genoemde criteria voldoet. De kandidaten worden vervolgens aan de hand van de scores die op de gunningscriteria zijn behaald gerangschikt. De tien kandidaten met de hoogste score op de gunningscriteria gaan door naar de tweede beoordelingsfase. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend om door te gaan naar de tweede beoordelingsfase.

 

In de tweede beoordelingsfase worden de cv’s van de betreffende tien kandidaten met elkaar vergeleken op basis van de gunningscriteria. De kandidaten die in deze vergelijking als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek, waarin wordt getoetst of de kandidaat voldoet aan de hierna te noemen competenties:

 

Overtuigingskracht, Organisatiebewustzijn, Verantwoordelijkheid, Onderhandelen, Resultaatgerichtheid,

 Communicatief (woord en geschrift)