Startdatum 24-07-2017
Einddatum 30-04-2018
Optie tot verlenging ja
Uren per week 28
Opdracht omschrijving
Ondersteuning Programma Sensing en Project Bodycams
De kern van de functie
De senior programma en projectondersteuner draagt bij aan een effectieve en efficiënte organisatie en voert zelfstandig secretariële werkzaamheden uit (zoals notuleren, archiveren, agenderen, ict middelen regelen voor medewerkers) .
De Senior Prog. en Proj ondersteuner is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing, periodieke (financiële rapportages en fungeert hierbij als spil van het programma en project.
Je bent de schakel tussen de stakeholders en de lijnorganisatie. Je bent een sparringpartner voor de projectmanager en de programmamanager. Vragen van uit de organisatie weet je zelfstandig te beantwoorden of naar de juiste partij door te spelen. Voor het organiseren van grote bijeenkomsten draai jij je hand niet om en je beweegt je makkelijk in een politiek gevoelige en soms stroperige organisatie. Je assisteert de programmamanager bij het structureren van de projecten en zorgt dat de processen goed op de rit staan. Je zorgt voor een goede archivering t.b.v. het programma en project op de P-Schijf. Je weet de strategische uitganspunten te vertalen naar concrete acties en jaagt die na. Je bent sterk in een pragmatische proactieve ondersteunende rol en bent in staat om daarbinnen het sterk procedurele aspect een plaats te geven. Je brengt stabiliteit, balans en nuchterheid binnen het team. Je werkt vanuit het overzicht over het grote geheel en kunt samenhang tussen de projecten bewaken.
Je hebt communicatie hoog in het vaandel staan en je reageert altijd snel en efficiënt. Je legt makkelijk contact met collega's en externen en bent goed in het onderhouden van deze contacten. Je onderhoudt de project en programmapagina's op intranet (HIPPO). Je bent in staat om personen aan te spreken op het halen van deadlines.
Doelstelling
Gedurende de looptijd van het project de binnendienst voor het projectteam en de stuurgroep organiseren, inclusief documentatie, voorbereiding voortgangsrapporten etc.
Een effectieve en efficiënte ondersteuning van de projectorganisatie en het programma.
Verantwoordelijkheden
De senior programma-projectondersteuner is verantwoordelijk voor de adequate ondersteuning van de programmamanager en de projectteams. Daarnaast is deze verantwoordelijk voor het tijdig opleveren van de juiste (financiële) rapportages, het opstellen en bijhouden van projectresources. Het onderhouden van de administratieve systemen (planon, intranet, principal Toolbox) en de archivering van de projectdocumentatie. De senior Project-programma ondersteuner is het eerste aanspreekpunt voor het programma Sensing en het project Bodycams en verantwoordelijk voor het organiseren en faciliteren van workshops, bijeenkomsten en vergaderingen.
Operationele sturing
Zaaks coördinatie
Het organiseren en aansturen van de uitvoering van vastgestelde plannen van aanpak, zodat de uitvoering van secretariële werkzaamheden efficiënt en effectief verloopt. Dit houdt mede in: het − in afstemming met de leidinggevende − vertalen van de in het vastgestelde plan van aanpak benoemde collectieve activiteiten en resultaten naar individuele werkafspraken (concretisering in individuele activiteiten en resultaten);
• het bewaken van de voortgang van de (individuele) werkafspraken, het in dat kader voeren van voortgangsgesprekken met betrekking tot de kwalitatief en kwantitatief geleverde prestaties in relatie tot de gemaakte uitvoerings-/rand voorwaardelijke afspraken met de hem toegewezen mensen;
• het informeren van de leidinggevende ten behoeve van het maken van resultaten ontwikkelafspraken, functionering en beoordeling.
Plannen van aanpak
Het − op basis van het analyseren van patronen en verbanden in de voorliggende problematiek en mede aan de hand van beschikbare formats − opstellen van plannen van aanpak − waarin mede de belangen zijn betrokken van netwerkpartners − voor de uitvoering van secretariële werkzaamheden, zodat besluitvorming kan plaatsvinden op verantwoordelijkheidsverdeling, op werkwijze en de daarbij behorende kwantitatieve en kwalitatieve inzet van mensen en middelen.
Deskundigheidsbevordering
Het coachen en overdragen van kennis en vaardigheden als mentor; het vanuit de praktijk formuleren van aanbevelingen voor en over de vak volwassenheid, zodat de professionaliteit wordt bevorderd.
Netwerk
Het opbouwen en onderhouden van (nieuwe) netwerken ten behoeve van gezamenlijke aanpak van secretariële werkzaamheden en het maken van uitvoeringsafspraken, zodat de effectiviteit en efficiëntie van de uitvoering van Secretariaat wordt verhoogd.
Verbetering Administratie en Secretariaat
Het vanuit de uitvoeringspraktijk formuleren van voorstellen tot verbeteringen in de aanpak secretariële werkzaamheden en het implementeren van vastgestelde verbeteringen, zodat een effectievere en efficiëntere organisatie ontstaat.
Informatieverstrekking
Het zijn van eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s en/of externen over het team, zodat het team bereikbaar is voor collega’s en externen.
Het aannemen van telefoongesprekken aan het team, het beoordelen van aard en doel van de vraag en het doorverbinden dan wel doorverwijzen, zodat de beller bij de juiste collega terecht komt.
• Het – op verzoek − verstrekken van informatie (brochures, folders) over het team, zodat de verzoeker adequaat bediend is.
Registratie
Het vastleggen van vragen in de daartoe geëigende systemen, zodat een basis ontstaat voor personeels- en managementinformatie.
Agendabeheer
Het beheren van de agenda van de leidinggevende; het op urgentie en relevantie inschatten van vergaderverzoeken; het bevestigen van afspraken en het afzeggen ervan bij verhindering, zodat de aanwending van tijd optimaal wordt benut.
Vergaderingen en bijeenkomsten
Het organiseren van de logistiek rond vergaderingen en bijeenkomsten (locaties, catering, routebeschrijvingen etc.), zodat deze in optimale omstandigheden kunnen plaatsvinden. Het tijdig verspreiden van de vergaderstukken naar de deelnemers, zodat de deelnemers zich optimaal kunnen voorbereiden. Het aanmelden, ontvangen en begeleiden van deelnemers naar vergaderingen en bijeenkomsten, zodat vergaderingen en bijeenkomsten efficiënt en effectief kunnen plaatsvinden. Het verslag leggen van de vergaderingen/bijeenkomsten, zodat het daar besprokene vastligt en een basis ontstaat voor sturing op resultaten. Het archiveren van vergaderstukken en verslagleggingen, zodat afspraken en besluiten vastliggen en een basis ontstaat voor sturing.
Termijnbewaking
Het signaleren wanneer een behandelingstermijn van actiepunten dreigt te worden overschreden en het waarschuwen van de betrokken collega; het inlichten van de betrokken leidinggevende indien een termijn is overschreden, zodat afgesproken actiepunten binnen de afgesproken tijd worden afgehandeld.
Correspondentie
Het concipiëren van brieven van een leidinggevende aan de hand van aangereikte steekwoorden met gebruikmaking van huisstijl en sjablonen, zodat correspondentie geschiedt op een eenduidige en correcte wijze.
Archivering
Het archiveren van aangereikte (vertrouwelijke) documenten en dossiers van en aan de leidinggevende, zodat voldaan wordt aan wettelijke vereisten en bewaringstermijnen.
Faciliteiten
Het zijn van aanspreekpunt voor de leidinggevende voor facilitering van de werkplek; het organiseren en monitoren van de behandeling van verzoeken ter zake, zodat collega’s optimaal zijn toegerust om hun werkzaamheden te verrichten. Het − ten behoeve van een team − organiseren van de aanwezigheid van faciliteiten; het monitoren van het gebruik van faciliteiten; het voeren van beheer over secretariële archieven, zodat − ook bij (interne) verhuizingen − is geborgd dat collega’s optimaal zijn en blijven toegerust om hun werkzaamheden te verrichten.
Overzichten
Het op aanvraag vervaardigen en verstrekken van standaard én niet-standaard overzichten uit
de (archief)systemen, door middel van een zoekopdracht, zodat aan verzoeker een correct
overzicht wordt geleverd en een basis ontstaat voor personeels- en managementrapportages.
Vakmatige taken
Complex agendabeheer
Periodiek programmarapportages samenstellen en bewaken van de rapportagetermijnen
ondersteuning van de programma en projectmanager bij het opzetten van de (financiële en algemene) projectadministratie en deze bewaken.
Projectmanager assisteren bij het vullen van de Principal Toolbox
Methodistische ondersteuning voor PRINCE2 van programma en projectmanagers
Bewaken en registreren resourcemanagement van de projecten en programma.
Zorgdragen voor de (centrale) projectarchivering met inachtneming van de richtlijnen hiervoor.
Coördinatie en controle van alle communicatie en correspondentie rondom het programma en project
Organiseren, voorbereiden, faciliteren en vastleggen bijeenkomsten en vergaderingen
Zorgdragen voor de verbinding tussen andere programma's, projecten en de lijnorganisatie.
Communicatie - intranet en stakeholders
Leidinggevende taken
Geen
Contacten
Programma en projectmedewerkers, medewerkers binnen de lijnorganisatie, stakeholders
Inzet in de lijn of project
Project
Opleiding
HBO werk- en denk niveau
PRINCE2 foundation
HIPPO (cursus -intranet tool)
Hoger Management Support
Werkervaring
De functionaris:
Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring van werken voor een programma en projecten binnen de politieorganisatie
In de afgelopen 2 jaar ervaring opgedaan met diverse stakeholders in een politiek bestuurlijke omgeving
Ruime aantoonbare werkervaring met en kennis van projectadministratie, project financiën en projectrapportages
Ruime aantoonbare werkervaring als officemanager/PMO/managementassistent in een ondersteunde, bewakende en sturende rol.
Ruime aantoonbare werkervaring met Principal Toolbox
Ruime aantoonbare werkervaring met HIPPO
Kennis en ervaring met projectmatig werken
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en
communicatieve vaardigheden, zowel in woord als geschrift
Aantoonbare werkervaring met PRINCE2
notuleren
Competenties
Vereiste competenties
Daadkrachtig
accuraat
betrokken
resultaatgericht
verbindend
Organisatievermogen
Initiatief
Klantgerichtheid
Kwaliteitsgerichtheid
Flexibel gedrag
Samenwerken
Prijs (eisen)
Geen limieten
Inclusief alle kosten, exclusief BTW.
Kwaliteit (eisen)
U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.
HBO werk- en denkniveau is een eis. Dit moet duidelijk blijken en benoemd zijn in het CV van de kandidaat.
Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als Senior Programma- en Projectondersteuner / Officemanager / PMO / Managementassistent. Dit moet duidelijk blijken en benoemd zijn in het CV van de kandidaat.
Gunningscriteria (wensen)
30 % In de afgelopen 2 jaar ervaring opgedaan met diverse stakeholders in een politiek bestuurlijke omgeving.
Dit is een wens en dient duidelijk te zijn benoemd in het CV van de kandidaat. Benoem waar deze ervaring is opgedaan (naam opdrachtgever), wanneer (dd-mm-jj) en geef een beknopte omschrijving van de werkzaamheden.
20 % Een PRINCE2 Foundation certificering. Dit moet duidelijk blijken en benoemd zijn in het CV van de kandidaat.
20 % De kandidaat heeft ervaring met het organiseren en faciliteren van workshops, bijeenkomsten en vergaderingen. Dit moet duidelijk blijken en benoemd zijn in het CV van de kandidaat.
10 % Aantoonbare werkervaring met een FMIS systeem zoals Planon. Dit moet duidelijk blijken en benoemd zijn in het CV van de kandidaat.
10 % Aantoonbare werkervaring met de Principal Toolbox. Dit moet duidelijk blijken en benoemd zijn in het CV van de kandidaat.
10 % Aantoonbare werkervaring met een CMS systeem zoals HIPPO. Dit moet duidelijk blijken en benoemd zijn in het CV van de kandidaat.
Planning
Start publicatie 25-04-2017 00:00
Einddatum vragen 28-04-2017 12:00
Beantwoording vragen 28-04-2017 23:59
Sluiting publicatie 05-05-2017 17:00
Beoordeling offertes (vanaf) 08-05-2017 00:00
Verwachte terugkoppeling 15-05-2017 23:59
|